Assistant / Assistante ADV (H/F)
Auprès des équipes métiers du pôle territoire (une quarantaine de personnes), l'assistant ou l'assistante de pole aura pour mission d'être en appui quotidien pour l'organisation logistique (déplacement des équipes chez les clients ), la coordination de la vie de l'équipe (administration du personnel, teambuilding .), le suivi administratif des appels d'offres, des contrats et la facturation, la participation à la démarche d'amélioration continue et RSE.
MISSIONS PRINCIPALES :
Aide à l'organisation quotidienne
- Logistique des déplacements (trajets, hôtels, )
- Achats liés aux missions (matériel, salles, prestataires)
- Archivage et gestion documentaire
- Appui à l'organisation d'événements ponctuels (salons, conférence, )
Appui à la vie d'équipe
- Appui à l'intégration des nouveaux collaborateurs
- Suivi administratif RH des équipes (congés, absences, suivi des temps, planification des entretiens )
- Appui à l'amélioration continue de l'organisation du pôle et mise en œuvre des engagements RSE
- Appui à l'organisation des moments de team building
- Participation à la vie de l'équipe du pôle support
Administratif et facturation
- Préparation des NDA, contrats, CGV, bons de commande le cas échéants
- Suivi administratif des missions en cours
- Gestion des données clients, mise à jour du CRM
- Préparation, revue et édition de factures
- Dépôts des documents sur Chorus et autres plateformes
- Suivi et relances
Appels d'offres
- Gestion des comptes sur les plateformes privées et publiques
- Constitution des dossiers administratifs & coordination avec les partenaires éventuels
- Relecture et mise en forme des réponses
- Dépôt sur les plateformes
- Recensement et mise à jour des références
- Mise à jour des CV des équipes
Profil recherché :
Compétences
- Maîtrise de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint) et des outils bureautiques
- Forte aisance avec les outils collaboratifs (dossiers partagés, outils de gestion, réseaux sociaux internes)
- Gestion administrative d'entreprises
- Grandes aptitudes rédactionnelles et de communication orale, orthographe
- Autonomie et grandes qualités organisationnelles
Expérience
- Au moins 5 ans d'expériences dans le domaine administratif ou assistanat de direction ou de gestion
- Expérience en cabinet de conseil ou PME ou association est un plus
Savoir-être
- Curiosité et capacité à s'adapter à son environnement de travail. Avoir à coeur d'apporter toujours la solution pertinente
- Très grande rigueur
- Sens très développé de l'appui aux équipes pour leur faciliter le quotidien
- Ecoute, courtoisie et bon relationnel
- Esprit d'entraide
Formation / Diplôme
- Bac +2 ou BTS
- Assistanat de direction ou assistanat manager
- Maitrise de l'anglais est un plus
Conditions de travail
- Positionnement dans l'entreprise : au sein du pôle territoire
- Lieux de Travail :
- Au bureau de Paris avec la possibilité de télétravailler ponctuellement
- Participation aux séminaires annuels de l'entreprise
- Contrat: CDI avec organisation au forfait 218 jours pour plus de souplesse dans l'organisation personnelle ; avec ainsi 5 semaines de congés payés et une à 2 semaines non travaillés supplémentaires selon les années
- Rémunération:
- A partir de 32 k€ selon expérience et profil
- Primes avec les accords d'intéressement et de participation en place
- Prise en charge pass Navigo / Forfait Mobilités Durables 600€
- Mutuelle santé prise en charge à 50% par l'employeur
- Matériel: téléphone portable sur demande ou prise en charge d'une partie du forfait téléphonique
Experience: 5 An(s)
Compétences: Assurer un accueil téléphonique,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Établir un devis,Vérifier les conditions de réalisation d'une commande
Qualification: Agent de maîtrise
Secteur d'activité: Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.