Apprenti(e) Assistant(e) de direction (H/F)
Description des missions du poste:
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Assurer l'interface avec l'interne et l'externe
- Produire tous documents
- Contribuer au bon fonctionnement du service intérieur
- Traiter des dossiers ponctuels
- Préparer, traiter et suivre les dossiers administratifs
- Classer et archiver
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière)
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports), les reproduire et les diffuser
- Assurer la logistique des réunions, séminaires, colloques
- Entretenir des relations avec les partenaires
- Assister les cadres dirigeants dans l'organisation quotidienne du son travail
Contraintes particulières de travail:
- Éventuelles plages horaires variables lors la tenue de réunions ou événements à caractère exceptionnel
- Rattachement à deux personnels de direction et coordination avec une secrétaire titulaire
- Appui ponctuel au service RH selon les dossiers partagés en commun par la direction générale et la direction des ressources humaines -
Compétences attendues
Savoirs:
- Niveau très satisfaisant de maîtrise des outils de bureautique : tableur, traitement de texte, présentation assistée par ordinateur
- Compréhension et maîtrise des règles typographiques et orthographiques
- Très bon niveau de français écrit et oral
- Compréhension des principes généraux relatifs au service public
- Des connaissances de base en droit public seraient appréciées
Savoir-faire:
- Apporter une réponse personnalisée et rendre compte
- Réaliser des synthèses - Rédiger et mettre en forme les documents
- Évaluer et hiérarchiser des besoins
- Classer et ordonner
- Structurer son travail et mettre en œuvre règles et procédures
- Savoir planifier et respecter les délais
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels
- Capacité d'expression et aisance d'élocution
Savoir-être:
- Sens de l'initiative et de la rigueur, curiosité intellectuelle
- Capacité d'adaptation et aptitude à gérer des priorités
- Sens de l'organisation et esprit de précision
- Capacité à gérer le stress
- Réactivité et dynamisme
- Sens relationnel et attention à autrui
- Sens de la confidentialité et la loyauté dans la sphère privée et professionnelle
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planning du personnel,Assurer un accueil téléphonique,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Le Crous de Reims (220 ETPT) est l'interlocuteur de référence qui soutient et accompagne les étudiants dans leur vie quotidienne : bourses et aides financières, aide sociale, restauration, logement, accès à la culture.
L'objectif est d'améliorer les conditions de vie, au quotidien, pour leur garantir les meilleures chances de réussite.
Le Crous de Reims intervient auprès 47 546 étudiants de l'académie de Reims, c'est-à-dire des Ardennes, de l'Aube, de la Haute-Marne et de la Marne.