Assistant Administratif Emploi - Formation
Placé.e sous la responsabilité de la responsable du service parcours professionnels, vous intervenez en support des 4 chargées de parcours professionnels sur leurs différentes fonctions : recrutement/mobilité/formation/GPEEC/entretiens annuels d’évaluation/démarche Qualité. Vous assurez également l’accueil physique et téléphonique du service ainsi que le secrétariat en lien avec 2 autres assistantes.
ACTIVITES
Recrutement
• Diffuser et mettre à jour les offres d’emploi sur les différents supports
• Saisir sur les tableaux de suivi les candidatures
• Garantir l’organisation matérielle des recrutements
• Organiser et superviser les tests écrits dans le cadre des sessions de recrutement
• Effectuer les demandes de casier judiciaire des candidats
• Préparer les dossiers pour les sessions de recrutement
• Préparer les matrices de comptes rendus des sessions de recrutement
• Effectuer les réponses négatives, avant et après entretien
• Enregistrer et répondre aux candidatures spontanées en lien avec les pôles concernés
• Sélectionner des CV pour répondre aux demandes de candidatures des pôles pour des missions urgentes
• Archiver les dossiers de recrutement
• Préparer les dossiers d’accueil des nouveaux embauchés
• Diffuser les photos des nouveaux agents sur l’intranet.
Formation
• Gérer et suivre les demandes de préformation et de formation continue formulées par les agents de la Ville et du CCAS : ordre de mission, convocation des agents après validation, suivi des dossiers, contrôle et suivi des présences.
• Assister les chargées de parcours professionnels dans l’organisation matérielle des formations en intra : inscriptions des agents, convocations, réservations des salles et du matériel pédagogique, impression des supports pédagogiques.
• Effectuer les remboursements des frais de déplacement et de mission pour les préformations et les formations continues en lien avec l’enveloppe budgétaire.
• Gérer et suivre des concours et examens professionnels organisés par les CDG et CNFPT
• Renseigner les états de services :
• Enregistrer les dossiers de préformation, de formation continue et de formation intra sur le logiciel CIRIL.
• Gérer et suivre les formations BAFA, jeunesse, ainsi que les formations statutaires obligatoires
• Gérer les ordres de mission permanents
Entretien professionnel
• Garantir le suivi des entretiens dans les enveloppes à la signature de l’autorité territoriale
• Scanner tous les entretiens
Démarches Qualité
• Recenser mensuellement les formations des agents du périmètre QualivilleS.
• Classer régulièrement les attestations de formation dans les dossiers individuels des agents.
• Assurer le suivi des attestations de tutorat en lien avec les services concernés.
• Planifier, préparer et gérer les entretiens d’accueil avec les nouveaux agents.
• Planifier, préparer et gérer les entretiens des managers concernant les rapports d’étonnement.
Référente CIRIL
• Garantir la saisie des formations selon une nomenclature
• Contrôler les données saisies
Gestion des emplois d’été
• Réaliser l’état des lieux des besoins
• Planifier les postes et coordonner la gestion
• Coordonner la gestion
• Mettre à jour la procédure de recrutement des emplois d’été
Accueil physique et téléphonique du service
• Gérer, filtrer et orienter les appels téléphoniques
• Renseigner les agents
• Vérifier la complétude des dossiers
Secrétariat du service
• Planifier les réunions de service
• Archiver régulièrement les différents dossiers
• Gérer en responsabilité la boite mails drh-parcours pro : répartir les mails entre les interlocuteurs, transférer les mails aux destinataires si nécessaire. S’assurer qu’aucun mail ne reste en déshérence. Faire les accusés de réception
• Assurer la gestion et suivi des parapheurs
RENSEIGNEMENTS LIÉS AU POSTE
Poste à pourvoir à compter du 1er août 2024
• Lieu de travail : Hôtel de ville
• Temps complet (37h30 hebdomadaires avec 15 jours de RTT par an)
• Rémunération : Statutaire + RI
• Télétravail possible
• Accès à un restaurant administratif (participation employeur)
• Transport : remboursement à 75% du titre de transport
• Participation employeur au maintien de salaire
• Possibilité d’adhésion à un comité d’œuvres sociales (loisirs, vacances, famille)
PROFIL SOUHAITÉ
• Fonction Publique Territoriale, catégorie C, cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux
• Correspondance : M1604
• Diplôme souhaité : titre professionnel assistante RH
• Maitrise de la réglementation des formations des agents de la fonction publique territoriale
• Connaissance souhaitée des textes réglementaires relatifs au recrutement.
• Maitrise des outils bureautiques et adaptabilité aux logiciels métiers (CIRIL)
• Capacité à travailler en équipe
• Rigueur, organisation et discrétion
• Autonomie et sens de l’initiative
• Réactivité et tolérance au stress