Un référent administratif ou une référente administrative
Face à la forte croissance démographique que connaît Toulouse, elle déploie une stratégie de prospective et d'anticipation visant à adapter les capacités d'accueil et l'offre éducative à un public toujours plus nombreux tout en respectant les contraintes budgétaires.
En tant que référent administratif, vous êtes chargé d'assurer la gestion administrative du personnel des écoles, l'ingénierie administrative ainsi que le suivi des conseils d'écoles pour le territoire Sud de la Direction de l'Education.
A ce titre, vos missions consistent à :
* concernant la gestion administrative du personnel des écoles :
- réceptionner, enregistrer et décider des remplacements en lien avec les encadrants de proximité,
- tenir à jour des tableaux de bord sur les logiciels métier et le suivi des grèves,
- affecter les agents hors temps scolaire en accueil de loisirs ou sur les écoles pour l'entretien des locaux,
- participer à la mobilité des agents des écoles et informer les directions d'écoles et CLAE sur les remplacements.
* concernant la gestion administrative du territoire :
- assurer l'accueil physique et téléphonique,
- assister le Responsable de territoire dans la gestion quotidienne (agenda, organisation de réunions, comptes-rendus),
- apporter un soutien administratif aux encadrants de proximité,
- assurer le suivi du courrier (frappe et mise en forme) ainsi que de la gestion des parapheurs,
- réceptionner et traiter les déclarations d'accidents d'enfants,
- gérer les fournitures de bureau et autres matériels
* au titre des conseils d'écoles :
- tenir à jour les tableaux de bord de suivi (recensement, dates...)
- être l'interlocuteur des secrétariats d'élus siégeant en conseil d'école et leur préparer les dossiers
Vous êtes référent d'un des secteurs du territoire pour l'exercice de l'ensemble de ces missions tout en veillant à vous inscrire dans une démarche transversale d'harmonisation des pratiques inter-territoires.
Doté d'un bon sens relationnel et de capacités d'écoute, vous savez appliquer les techniques d'accueil direct et téléphonique, de gestion administrative. Vous connaissez l'environnement administratif et institutionnel de la collectivité.
Vous savez faire preuve de concentration, de facultés d'adaptation, de pédagogie et d'esprit d'équipe, vous avez le goût pour la polyvalence.
Rigoureux, organisé et réactif, vous savez faire preuve d'initiative et savez rendre compte.
Votre maîtrise des outils bureautiques courants, règles de syntaxe, de grammaire et d'orthographe et vos qualités d'expression écrite et orale seront des atouts dans l'exercice de vos missions.