Assistant de Direction Pole des Ressources Humaines H/F
Fort de 14500 agents et plus de 180 métiers, il regroupe ses activités sur trois sites hospitaliers, les groupes hospitaliers Pellegrin et Saint-André à Bordeaux et le groupe hospitalier Sud à Pessac. Etroitement liés à l'Université de Bordeaux, ils participent de manière constante à la formation médicale, chirurgicale, pharmaceutique et odontologique de la région ainsi qu'à la recherche fondamentale en liaison avec les unités INSERM et CNRS avec des nouvelles techniques innovantes.
La Direction Générale, située à Talence, rassemble l'ensemble des Directions Fonctionnelles du CHU de Bordeaux.
Mission(s) générale(s)
- Organiser, pour un ou plusieurs directeurs, la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou au suivi des dossiers.
- Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions, anticiper la préparation des dossiers pour les rendez-vous et les réunions).
Principales activités
- Organisation de réunions (convocations, réservations de salles, envoi des ordres du jour, suivi des présences et préparation du dossier pour le directeur adjoint)
- Prise de notes, rédaction de comptes rendus et mise en forme des documents
- Prise de rendez-vous / gestion des agendas
- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
- Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
- Gestion des instances RH
- Anticipation et préparation des dossiers pour les rendez-vous et les réunions.
- Effectuer des recherches documentaires ciblées à la demande des directeurs adjoints
Missions spécifiques/Particularités du poste
- Remplacement secrétariat du DRH
COMPETENCES REQUISES :
TECHNIQUES :
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers
ORGANISATIONNELLES :
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
RELATIONNELLES :
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Travailler en équipe / en réseau
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel