Office manager (H/F)
Pour la Holding :
- Gestion des locaux :
- Participation à l'organisation d'évènements internes : Assurer la bonne tenue, la gestion et l'animation des locaux en général et notamment de la salle de détente - Organisation d'after-work, anniversaires, anniversaires d'anciennetés en étroite collaboration avec le service marketing
- Autres actions transverses :
- Participer et suivre l'intégration des nouveaux collaborateurs (logistique d'arrivée, création et suivi du process d'intégration, articulation entre les différents services concernés (via TAIGA)
- Recueillir les idées, proposer et mettre en place des améliorations des procédures relatifs à la gestion des locaux, la communication (rapport d'étonnement)
- Assistanat de direction : Assistanat de 1 président et 2 directeurs dans leur gestion du quotidien comme de sujets ponctuels.
Pour les 30 sociétés du groupe et les 80 collaborateurs :
Informations :
- Réceptionner et gérer le courrier entrant et sortant, attribuer et renommer le courrier GED, gérer le workflow factures
(Validation et redirection des factures et courriers au bon services GED vérifier la bonne conformité des factures, selon devis et contrats en vigueurs)
- Traiter et organiser l'information : collecte, classement, mise à jour physique et numérique
- Mise à jour du répertoire téléphonique et organigramme groupe
Services généraux :
- Mise à jours et gestion des contrats de sécurité et mis en conformité des locaux (vérification des alarmes incendies, extincteurs, affichages obligatoires, trousses de secours)
- Analyse des contrats et pertes financières des acquisitions
- Fiche d'entreprise all filiales
- Créer et mettre à jour les DUERP all filiales de façon annuelle
- Suivre et gérer les visites médicales des collaborateurs, en collaboration avec la médecine du travail.
- Suivre et gérer les services généraux (renouvellement abonnements, maintenance, entretien, sécurité en entreprise, affiches obligatoires.)
- Vérifier, mettre à jour et suivre les contrats et abonnements de l'ensemble du groupe. Via les plateformes (téléphonique, total, ulys..)et un tableau de suivis par filiale.
- Gestion des contrats d'assurances de l'ensemble du groupe (contrat auto, RC pro, RC, MULTIRISQUE.etc.)
- Commander et gérer les stocks fournitures diverses (cartes de visites, clés, fournitures de bureau, consommables, mobilier.) de l'ensemble du groupe
- Gestion et suivi de la flotte de véhicule, (gestion des sinistres, attribution, entretien, badges, carte carburants, vignettes Crit'Air TCO par véhicule via Total, suivis de contrats de financement, leasing, changement de propriétaires, cession achats.)
- Renégociation des contrats des sous-traitants.
- Gestion de la performance des achats sur le principe du Cost killer.
- Gestion, mise à jour et commande carte bancaire des collaborateurs (mise à jour des interlocuteurs banques,
- Mise en place et mise à jour de procédures.
- Gestion et inventaires du matériel mis à disposition des collaborateurs (ordinateur, téléphone, casques, accessoires.)
- Gestion des garanties (matériels)
La participation à l'organisation d'événements internes et externes au groupe :
- Gestion logistique (réservation de lieux, transports, hébergement, restauration)
- Actions de communication (signalétique, flyers, affiches, réseaux sociaux, e-mailing, invitation, relations presse)
- Gestion de partenariats (gérer le lien entre les collaborateurs et nos partenaires, distribution des places offertes par nos partenaires)
- Participer activement à la communication interne groupe (gestion teams global, outils de communication interne.) en étroite collaboration avec le service marketing
Autres actions transverse :
- Participer et suivre les sorties des collaborateurs pour l'ensemble du groupe
Experience: 2 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Assurer un accueil téléphonique,Gestion flotte véhicule,Normes rédactionnelles,Gérer et déclarer les sinistres,Organiser des déplacements professionnels,Suivre les chantiers et travaux en interne,Excellente maîtrise de la bureautique,Excellent niveau de français (écrit et oral),Gestion des intervenants extérieurs
Permis: B - Véhicule léger souhaité
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Autres activités de soutien aux entreprises n.c.a.
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.