Chargé/Chargée de suivi administratif de formation continue (H/F)
Disposant d'une spécialisation en gestion des formations courtes, vous réaliserez les opérations de gestion dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables aux domaines touchant la formation continue. Vous viendrez en appui dans les activités d'information, de documentation, de gestion administratives et logistique.
Rejoignez-nous au sein d'Université Côte d'Azur, reconnue depuis 2016 pour son excellence scientifique et pédagogique, pour créer ensemble le modèle de l'université du 21ème siècle responsable et innovante.
Vos missions :
- Vous accueillerez et informerez les divers publics (usagers, enseignants, stagiaires, services internes, partenaires extérieurs) :
- Vous inscrirez et assurerez le suivi administratif et financier des usagers ;
- Vous assurerez la gestion et le suivi administratif des activités du service, en particulier :
- Des formations courtes des composantes ou du service de Formation continue (diplômantes et non diplômantes),
- Des formations relevant de prises en charge ANDPC ou FIF PL,
- Des formations aux Compétences Numériques (PIX),
- Des formations digitales spécifiques à la formation continue (projet UniCA Online),
- Des diplômes dispensés par le service de formation continue : DAEU (diplôme d'accès aux études universitaires) en apprentissage, DU Cap sur l'avenir professionnel, DIU Préparation à la conduire ferroviaire ;
- Vous aurez en charge la gestion du site de vente en ligne ainsi que le LMS (Learning Management System) au profit des stagiaires
- Vous instruirez les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière ;
- Vous collecterez, traiterez, contrôlerez et conserverez des informations dans le domaine de la FC (Formation Continue), constituerez des dossiers documentaires et guiderez les publics dans leur recherche ;
- Vous accompagnerez le développement des formations ;
- Vous participerez à l'organisation de salons, de journées portes ouvertes, de conférences ;
- Vous alimenterez des bases de données, répondrez aux enquêtes ;
- Vous constituerez des dossiers documentaires et en assurerez la mise à jour ;
- Vous assurerez une communication adaptée dans la diffusion des informations ;
- Vous alimenterez des tableaux de bord, ferez des extractions dans les systèmes d'information ;
- Vous assurerez le soutien logistique des activités gérées et contribuer à celles du service.
Sujétions particulières éventuelles :
- Disponibilité ponctuelle à participer aux actions du service hors locaux d'affectation et hors horaires habituels de travail.
- Vous participerez aux activités de communication du service dont des présences ponctuelles en dehors des heures usuelles de fonctionnement du service et en dehors des locaux d'affectation.
Ce poste est fait pour vous si :
Vous possédez :
- Des connaissances de l'environnement informatique et des réseaux professionnels dont ceux spécifiques à la formation continue (FCA Manager, Apogée, Pegase) ;
- Des connaissances sur le droit de la formation et la règlementation de la scolarité
- Une aisance relationnelle ainsi qu'une bonne expression orale et écrite
- Une connaissance de la diversité des publics de la formation continue
Vous maîtrisez :
- Les outils bureautique (Pack Office)
- L'anglais (A1 à A2)
Vous êtes en capacité :
- D'établir des devis, contrats et conventions de formation
- De faire preuve d'écoute et d'adaptabilité
Experience: 2 An(s)
Compétences: Techniques pédagogiques,Définir des besoins en développement des compétences,Mettre en oeuvre des actions commerciales et promotionnelles,Organiser et piloter un programme de formation
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.