Agent d'accueil et d'administration (h/f)
Sous l'autorité du directeur et de la directrice adjointe de l'ESCAL, vous accueillez le public, vous avez en charge des dossiers administratifs et vous participez à la vie globale du centre.
1- Accueil
- Avant d'ouvrir le centre au public, relever les messages sur le répondeur, ouvrir les salles, mettre à jour la documentation et l'affichage, ranger les accueils si besoin, récupérer les fiches de présence et les mettre à jour...,
- Accueil, orientation et renseignement du public, au téléphone, en vis-à-vis et par mail (usagers, habitants, intervenants, professionnels).
2- Administratif - Accueil
- Inscrire aux activités du centre sur le logiciel Concerto et percevoir les règlements,
- Préparer les fiches de présences, les fiches de sorties et fiches sanitaires pour les Clubs 6/11 et 11/17 ans,
- Suivi du courrier et des parafeurs entre les Espaces Monnet, Gazier et le Centre administratif,
- Paramétrage des activités du centre sur le logiciel concerto.
3- Gestion de la régie " recettes
- Suivi journalier :
- Etat quotidien de la caisse : pointage des paiements (chèques, espèces, cartes bancaires...) à J+1 avec réajustement du fonds de caisse.
- Etats de régies :
- Espèces : Tirage des listes des payeurs, rédaction du récapitulatif des recettes, signatures, dépôt et archivage,
- Chèques : Tirage des listes des payeurs, rédaction du récapitulatif des recettes, envoi en AR et archivage,
- Cartes bancaires : Tirage des listes des payeurs, pointage du document TP, gestion des tickets " commerçants " et de transaction de remise consolidée, rédaction du récapitulatif des recettes, signatures, virement et archivage,
- Suivi des paiements séquencés dont relances, impayés et remboursements en lien avec le Service financier,
- Gestion des Tickets Temps Libre, des Forfaits Loisirs Jeunes, des paiements CE, du Pass 92... : Réception des documents, mise à jour de Concerto, envoi des documents aux prestataires, archivage...
4 - Administration financière
- Gestion des conventions annuelles des intervenants :
- Rédaction et suivi des conventions et Décisions municipales attenantes, transmission aux intervenants
- Contacts avec les intervenants pour présentation des factures (normes financières),
- Bons d'engagement pour chaque période avec documents ci-dessus en pièce jointe,
- Réception des factures sur Ciril et contrôle avec les coordos pour validation,
- Ventilation des factures, classement, suivi des retards,
- Suivi et clôture des bons d'engagement.
- Etats de paiement : création des tableaux mensuels
- Suivi des dossiers de recrutement et archivage
- Fournitures
- Envoi de la Newsletter
Autres missions (idem autres membres de l'équipe)
- Rédaction des comptes-rendus, bilans, statistiques et supports de communication pour les domaines le concernant,
- Participation aux manifestations du centre selon les besoins (portes ouvertes, animations, inscriptions, Forum, Conseil des Adhérents...), parfois en week-end et en soirée,
- Entraide avec chacun des membres de l'équipe et suppléance si besoin,
- Rangement, aménagement et nettoyage des centres...
Conditions d'emploi:
- Contrat de remplacement du 08 janvier au 26 avril 2024
- Temps plein, temps de travail annualisé
- Amplitude horaire à définir avec 2 soirs par semaine (21h), dans le respect du cadre légal
- Du lundi au vendredi plus 1 samedi par mois de 9h à 12h30
- Congés en fonction des règles en vigueur
- Cadre d'emploi : adjoint administratif
- Rémunération statutaire de catégorie C + régime indemnitaire + prime annuelle
- Avantages sociaux : CNAS, participation employeur mutuelle et prévoyance
- Restauration : participation employeur pour deux modes de restauration possible : accès à un restaurant d'entreprise ou service de livraison de repas sur site.
- Politique active de formation des agents.
Nombre de postes
1
Compétences :
- Maitrise de l'outil informatique
- Gestion administrative et financière
- Aptitude à l'accueil et à la communication, aisance relationnelle
- Esprit d'équipe
- Rigueur et discrétion