Assistant de gestion administrative F/H
L'assistant(e) unité opérationnelle est rattaché(e) hiérarchiquement au chef de service / chef de département ou Directeur Opérationnel.
Il/Elle assiste l'unité opérationnelle dans des taches très diversifiées et fixées par le responsable de l'UO.
Il/elle contribue de manière significative au bon fonctionnement d'un service/département/DO et est un(e) acteur/actrice de la vie du service.
Missions:
Prépare les dossiers d'appels à candidature et d'appels d'offres ainsi que les devis.
Se tient informé(e) de l'avancement des dossiers, effectue les relances internes et externes nécessaires, échéances, informations manquantes, etc.
Assure le bon déroulement des opérations confiées et avertit le manager ou son client interne de tout problématique ou besoin d'appui
Assure la mise en forme des offres commerciales et devis ou autres documents avec amélioration du rédactionnel et corrections (orthographe et grammaire) si nécessaire.
Peut proposer des solutions alternatives face à des problématiques quotidiennes et contribuer à l'amélioration du fonctionnement général de l'UO
Restitue des Feedbacks de qualité, réalise un reporting
Sait effectuer des tâches de comptabilité simple, telles que la gestion des dépenses et la préparation des factures ou autre.
Date de début : 02/05/2024
Durée du contrat : 6 mois
Rémunération selon expérience
Description du profil
BAC PRO ou BTS dans le domaine de l'assistanat (gestion PME PMI/ Support à l'action managériale, ...
Très bonnes compétences en communication écrite et verbale
Faculté d'adapter sa communication en fonction des interlocuteurs (internes/externes)
Capacité à travailler avec divers départements ou services et à établir des relations professionnelles solides avec les collègues.
Sens du service client et aptitude à fournir un soutien de qualité à toutes les parties prenantes internes et externes.
Capacité à prioriser les tâches et à gérer efficacement son temps pour répondre aux exigences du poste.
Compétences informatiques : maitrise du pack office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word), outils de communication et de collaboration en ligne, IFS,...
Profil attendu : dynamisme, polyvalence, esprit de synthèse, bon sens de l'écoute, bonne capacité