Responsable d'Agence Service Autonomie H/F
Chez Zephyr, nous sommes convaincus que le bien vivre et le bien veillir à domicile doivent être accessibles à tous, dans une atmosphère conviviale et chaleureuse. Notre groupe est animé par une volonté engagée de démocratiser ces services et de faire en sorte que chacun puisse en bénéficier, quelle que soit sa situation.
Nous mettons tout en oeuvre pour créer une expérience d'accompagnement unique, où chaque personne se sent valorisée, écoutée et soutenue tout au long de son parcours de vie.
Dans le cadre de son développement, l'établissement recrute un responsable d'agence. Les missions seront :
MISSION 1 : ACQUISITION DE NOUVEAU CLIENTS ET SUIVI DES PROSPECTS
Nouer des partenariats avec les prescripteurs de la zone
Développer, mettre en oeuvre et suivre un plan d'action commercial sur la zone
Relancer les prospects suite à l'envoi de devis et/ou de documents commerciaux
Évaluer le besoin du bénéficiaire, formaliser le plan d'aide et faire valider par le bénéficiaire
Présenter l'argumentaire commercial
Assurer les visites à domicile (1er rendez-vous et visites de contrôle)
Rédiger les devis
Informer et orienter le bénéficiaire sur les dispositifs financiers mobilisables
Accompagner les intervenants sur site et valider les choix d'affectation selon les souhaits et contraintes des clients
Constituer les dossiers clients et renseigner l'outil de gestion conformément aux procédures qualité
Gérer le suivi clients et assurer la mise à jour des dossiers
Transmettre les informations sur les prises en charge des clients aux prescripteurs et intervenants extérieurs
Déterminer la provenance des clients
MISSION 2 : MISE EN PLACE DES INTERVENTIONS
Établir et transmettre les plannings selon les besoins des bénéficiaires et veiller au respect des tarifs et des prises en charge
Présenter les intervenant(s) aux bénéficiaires
Assurer le remplacement des intervenant(e)s absent(e)s et informer les clients des changements inhérents
Assurer la gestion des plannings / apporter son aide à l'équipe de coordination
MISSION 3 : FIDELISATION DES CLIENTS/BENEFICIAIRES
Assurer le suivi de la qualité des prestations réalisées
Traiter les réclamations
Définir et mettre en place des outils de fidélisation
Réaliser les enquêtes de satisfaction et réévaluer régulièrement leurs besoins
Facturation mensuelle (ainsi que relance et recouvrement en lien avec la direction.
MISSION 4 : ENCADRER ET MANAGER L'EQUIPE D'ENCADRANTS ET D'INTERVENANTS A DOMICILE
Distribuer le travail, vérifier celui-ci, former les encadrants au besoin.
Déléguer les tâches pouvant être effectuées par l'équipe de coordination
Gérer les congés payés en accord avec direction. Vérifier le logiciel métiers.
Gérer les roulements d'astreinte
Gestion des départs salariés, litiges salariés, avertissements et sanction intervenants et encadrants. Procédures RH soumise à accord de la direction.
MISSION 5 : PROCESS FACTURATION (formation avec la direction)
MISSION 6 : PAIE (avec la direction)
Suivre le bilan des heures des salaries, affecter les heures de travail en cohérence avec les contrats de travail.
Éditer et faire signer les contrats et avenants le cas échéant.
Assurer la gestion des congés, absences ou maladie
Préparer les élements variables de paie pour le gestionnaire paie
Gestion du process des acomptes
MISSION 7 : RESPONSABLE DES PROCEDURES QUALITE DANS LE CADRE DE LA NORME NF SAP
Être garant de la mise en application des procédures Qualité dans le cadre de sa mission
Informer la direction des irrégularités constatées et être force de proposition dans la stratégie d'amélioration continue de la Qualité
Visiter chaque client au moins une fois par an et les contacter par téléphone régulièrement (au moins 1 fois par trimestre), tracer le suivi.
Estimer les besoins en formation des intervenants et valider la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences.
MISSION 8 : ETRE LA COURROIE DE TRANSMISSION DES INDICATEURS ET INFORMATIONS CLES AU GERANT
Préparer les revues d'activité mensuelle à l'attention du gérant et réaliser le suivi d'indicateurs mesurant les objectifs fixés par le gérant.
Commenter l'évolution de l'activité et présenter un plan d'action lors de la réunion mensuelle avec le gérant
Remonter les éléments nécessitant un arbitrage du gérant (hors problèmes opérationnels liés à l'activité courante) : Problématiques RH susceptibles de porter atteinte à l'Enseigne et/ou à l'Agence : comportements suspects allant à l'encontre de valeurs de l'enseigne, litiges.
Gestion des relances et recouvrement de créances
- Bac +3 (niveau VI) ou Bac +5 (niveau VII) exigé dans le secteur médico-social (CAFERUIS, CAFDES), polyvalent(e), entrepreneur/euse, organisé(e), vous justifiez d'une expérience de 3 à 5 ans minimum qui vous a permis de prendre en charge la gestion d'un centre de profit.
- À l'aise avec le téléphone et le terrain, vous avez un tempérament commercial qui vous permet de mettre en avant la qualité de vos services. Vous justifiez d'une expérience managériale significative.