Assistant(e) de direction RH (H/F)
Sous la responsabilité du directeur, vous assurez les missions suivantes :
Gestion administrative
o Organiser et suivre les différentes instances de l'Association : Assemblées générales, Comités de pilotage, les réunions d'équipes.
o Gestion de la boîte mail direction
o Suivre les conventions partenariales
o Gestion du courrier
o Assurer le classement et l'archivage
o Gestion de l'agenda, des déplacements et des notes de frais
o Participer aux réponses à appels d'offres
o Commandes des fournitures admin (siège et sites extérieurs)
o Organiser le suivi des activités : (agenda, prise de rendez-vous, organisation, et préparation de réunions, déplacements...)
o Rédaction de tous documents ou supports de communication nécessaires et/ou demandés (compte rendu de réunion, mail, courrier, présentation, notes de service...)
o Gestion des plateformes (saisie des sessions de formation.)
Ressources Humaines
o Gestion des contrats de travail et déclaration d'embauche
o Dépôts d'offres d'emploi
o Contrôle et régularisation des temps & congés/RTT (acquisitions, prises, solde)
o Gestion des besoins des salariés : nouveau matériel, matériel défectueux, fournitures.
o Organisation des entretiens individuels
o Planification des entretiens opérationnels (rendez-vous et contact avec les candidats.)
o Réponse aux questions RH des collaborateurs
o Suivi des visites médicales / Médecine du travail / Relations avec les organismes Mutuelle/Prévoyance
o Organisation des moments de convivialité
Experience: 2 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planning du personnel,Assurer un accueil téléphonique,Réaliser la gestion administrative du personnel,Archiver des dossiers et documents de référence,Organiser la logistique des recrutements et des formations,Classer des documents,Réaliser une veille documentaire,Organiser, coordonner un événement,Organiser et contrôler un approvisionnement,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Collecter et analyser des informations,Qualité rédactionnelle,Sens de la communication ,Capacité d¿anticipation des besoins,Maîtrise des outils informatiques,Sens du travail en équipe
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Formation continue d'adultes
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.