Secrétaire polyvalent(e) (H/F)
1°) Gestion administrative et comptable
secrétariat : réponse aux courriers/mailings, classement, archivage, gestion des plannings, suivi des échéances, saisie et mise en forme les documents ;
mise à jour des tableaux de bord et des fichiers : renseigner l'activité sur l'intranet (Ariane), mettre à jour le fichier des bénévoles et mise à jour de la page locale du site internet ;
suivi administratif des volontaires en service civique ;
préparation des dossiers de subventions, envoi et suivi des demandes ;
gestion quotidienne et précise de l'outil comptable : commandes (bons de commande, factures,..), financements (subventions, conventions de partenariat ), notes de frais ;
gestion et suivi du matériel : inventaires, gestion de stock, parc bureautique ou véhicules.
2°) Organisation administrative et logistique des actions
planification, recherche de bénévoles disponibles pour intervenir, préparation des actions et mise à disposition du matériel ;
préparation et suivi des déplacements (ordre de mission, vérification notes de frais et transmission).
3°) Accueil
gérer les appels et les demandes : réception, prise de messages, orientation vers les interlocuteurs, primo renseignements.
Experience: 2 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Établir, mettre à jour un dossier, une base de données,Planifier des rendez-vous,Assurer la gestion administrative d'une activité,Réaliser des opérations comptables
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.