Assistante de Direction - Direction Générale du Ghu en CDD H/F
Grade : AMA ou Adjoint Administratif
Composition du bureau :
Deux assistantes de direction à temps plein
Position dans la structure :
L'assistante est rattachée au Secrétaire général, à la Directrice de la Communication et des affaires culturelles et au Directeur chargé des finances et du contrôle de gestion du Groupe Hospitalo-Universitaire AP-HP. Nord - Université Paris Cité.
Liaison hiérarchique :
Le Secrétaire général, la Directrice de la Communication et des affaires culturelles et le Directeur chargé des finances et du contrôle de gestion.
Liaisons fonctionnelles :
- Contacts avec la Direction générale de l'AP-HP, la Direction générale du GHU, les équipes de direction et leurs secrétariats, les Directions du Siège, les secrétariats administratifs et médicaux des DMU et des services, les administrateurs de garde, les chefs de services, cadres, syndicats, journalistes etc.
Localisation du poste
France, Ile-de-France, Paris (75)
Ville
Paris 10
Hôpital et/ou site
Hôpital Lariboisière-Fernand Widal - Paris 10 (GHU Nord)
Service d'affectation
Direction Générale du GHU AP-HP.NORD - UNIVERSITÉ PARIS CITÉ
MISSIONS DU POSTE :
- Fonctionner sur l'ensemble des missions en binôme avec l'assistante du Directeur général du GHU et de son adjointe afin d'assurer une continuité dans la gestion des dossiers
- Pour le Secrétaire Général :
o Aide sur le dossier logements GHU
- Pour la Directrice de la communication :
o Accueil téléphonique
o Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
o Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage),
o Prise de rendez-vous, tenue de l'agenda de la directrice de la communication,
o Planification des réunions internes et externes dans les agendas électroniques et réservation des salles de réunion
o Planification des congés de l'équipe
o Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions
o Préparation et suivi de dossiers,
o Reproduction des documents,
o Classement et archivage des documents : courriers, notes, compte-rendu, décisions,
o Mettre à jour les listes de diffusion, + modérateurs et les fichiers
o Organisation et suivi des mises à jour des organigrammes des directions et direction de site AP-HP. Nord
o Assurer la gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance, commandes SAP hôtelière, maintenance)
- Pour le chargé des finances et du contrôle de gestion :
o Réaliser l'enregistrement des courriers reçus et adressés
o Assurer la gestion de l'agenda du Secrétaire général
o Organiser les réunions, les rendez-vous, les déplacements
o Assurer l'accueil physique et téléphonique au secrétariat
o Diffuser les notes, directives, comptes rendus, courriers en interne et en externe
Formation et/ou Qualifications Requises :
Maîtrise des outils informatiques Word, Excel, PowerPoint,
Capacité rédactionnelle, bonne orthographe,
Qualités professionnelles requises :
Adaptabilité, réactivité, sens de l'organisation, rigueur, grande disponibilité, discrétion, prise d'initiatives, diplomatie,
Bonne présentation, excellente expression orale,
Capacité à travailler en équipe.