Assistant administratif / Assistante administrative
Tâches relatives aux dossiers de qualification :
- Enregistrement et accusé réception des dossiers de qualification selon procédures (1ères demandes et renouvellements)
- Enregistrement et accusé réception des recours/appels
- Relance des qualifiés (courrier simple puis recommandé) selon planning validé
- Edition et envoi des certificats de qualification (pour les dossiers de 1ère demande et de renouvellement)
Facturation :
- Enregistrement des règlements reçus (virements, CB, chèques) liés aux frais d'instruction des dossiers
- Edition et envoi des factures relatives aux frais d'utilisation de marque selon procédure
Préparation des réunions d'information de l'OPQIBI, salons et congrès :
- Enregistrement des coordonnées des prospects
- Enregistrement des participants
- Préparation et envoi de la documentation et objets promotionnels
Tâches assistanat administratif traditionnel :
- Accueil physique et téléphonique
- Gestion du courrier (réception et envoi, gestion des NPAI)
- Préparation des salles de réunion (pour les réunions des comités, du conseil d'administration, du GAD et des groupes de travail)
- Gestion des relations avec les fournisseurs (commandes des fournitures de bureau, des consommables, .)
- Classement, archivage, photocopie
Experience: 5 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Établir, mettre à jour un dossier, une base de données,Archiver des dossiers et documents de référence
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités des organisations professionnelles
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.