Gestionnaire administratif et financier H/F
La Direction de la Scolarité et de la Vie Étudiante et Concours (DSVEC) est rattachée à la Direction générale des services. Elle constitue un service de soutien à la vice-présidence en charge de la formation et de la vice-présidence déléguée aux études et à la vie étudiante.
La DSVEC assure la gestion de l’équipe et réalise au quotidien le pilotage des différentes activités et missions du service, en lien avec la Présidence, les départements d’enseignement et de recherche et les autres services de l’École. Elle représente l’École dans le domaine des concours, des processus d’admission, du soutien à la formation, de la vie étudiante et de l’insertion professionnelle auprès des établissements de l’Université Paris-Saclay, des institutions publiques et des autres partenaires (bailleurs, entreprises, etc.). Elle est composée de 4 pôles (concours, scolarité, vie étudiante, carrières).
Activités principales :
Le·la Gestionnaire assure des fonctions polyvalentes d'assistance administrative, technique et logistique au sein de la DSVEC dans le respect des techniques, des règles et des procédures.
* Assurer l'accueil physique, téléphonique et par courriel des usagers (étudiants, personnels) et des interlocuteurs externes
* Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
* Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
* Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
* Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
* Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines
* Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)
* Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
* Élaborer et rédiger des documents administratifs
* Concevoir et diffuser de l'information en interne et en externe (internet, intranet)
* Accompagner les vacataires dans leur montée en compétences et dans la priorisation de leurs tâches
* Suppléer aux absences des collègues
* Participer aux activités transverses de l’ENS Paris-Saclay