Responsable administratif du Service Gestion des Espaces Publics (h/f)
ACTIVITÉS PRINCIPALES
Piloter et coordonner les flux d'informations et de communication : Management « collaboratif »
Gérer et suivre la relation à l'usager : Réponses aux courriers et aux différentes sollicitations
Gérer et suivre les signalements et demandes d'intervention : En lien avec le chargé des signalements et demandes d'intervention et avec le gestionnaire de données liées aux signalements et demandes d'intervention
Gérer la réglementation du domaine public : Avec le surveillant polyvalent chargé des arrêtés
Gérer les affaires administratives dont les missions de secrétariat et le suivi des DT-DICT : Avec le gestionnaire comptable et DT-DICT du pôle
Assurer le suivi des réponses aux courriers (tableau de bord, logiciel) : Obtenir les informations nécessaires aux réponses auprès des agents concernés via leur responsable
Rédiger à partir d'éléments techniques des projets de réponses à soumettre au responsable de pôle et au responsable de service
Piloter le contrôle et le suivi des flux d'information entrants afin d'assurer des réponses dans des délais raisonnables et cohérents avec le degré d'urgence : Avec l'appui du responsable de pôle et responsable de service
Assister les responsables de pôle et le responsable de service sur le suivi administratif (courriers divers,etc.) et RH (arrêts, absences, heures supplémentaires, etc.) : En lien avec les autres pôles et le responsable du SGEP
ACTIVITES / COMPETENCES DETAILLEES
Savoir faire
Coordonner et piloter la réalisation de projets administratifs (guide de procédure, partage d'information, etc.)
Contrôler les calendriers de suivi (réponses aux courriers, demandes d'information de la hiérarchie, etc.)
Proposer les choix des options administratives à mettre en œuvre
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Recevoir, filtrer et orienter les mails
Très bonnes capacités d'organisation et de classement
Évaluer et contrôler la qualité du service rendu
Réagir rapidement pour la gestion des urgences et des priorités
Participer aux réunions de service et réaliser les compte-rendus
Saisir l’ensemble des données liées à l’activité du pôle
MOYENS
Matériel informatique : intranet, internet et logiciels (bureautique, métier, etc.)
Standard téléphonique
Savoirs
Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de note, etc.)
Procédures du service
Logiciel de bureautique et métier
Vocabulaire professionnel du service
Procédures administratives
Technique de recherche et de classement documentaire
Communication orale et écrite
Savoir-être
Organisé
Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier
Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l'information, écouter, enrichir le groupe, l'aider à progresser
Être en relation avec le public, les usagers et les partenaires : conscience du service public, posture professionnelle, discrétion
Être en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, respect des consignes, force de proposition, aide à la décision et la maîtrise des risques