Agent de gestion administrative H/F
Suivi administratif et secrétariat
• Effectue la saisie de comptes rendus, notes et courriers
• Gère le planning des activités du responsable de service et de la chargée de mission MVI : rendez-vous, réunions, déplacements, ….
• En lien avec le responsable de service ou le cadre responsable du dossier, prépare les dossiers des différentes réunions
• Peut intervenir pour assurer l’organisation logistique des réunions (réservation de salles, envoi des convocations/invitations, listing des participants, …)
• Apporte de manière ponctuelle, un appui administratif ou logistique à l’organisation de manifestations ou opérations particulières liées au domaine d’activités du service
• Assure un lien permanent avec les 2 autres agents en charge de la gestion administrative et financière
• Trie, classe et archive les documents du service
• Utilise les logiciels et progiciels du service lorsque nécessaire
Accueil et relations avec le public
• Assure l’accueil téléphonique et physique du service et oriente les demandes vers le bon interlocuteur
• Prend les messages et les transmet au bon interlocuteur.
Compétences techniques :
• Maîtriser l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
• Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d’activité
• Rédiger des courriers simples
• Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage,…)
• Mettre en forme les documents selon la charte graphique
• Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
• Maîtriser les logiciels spécifiques du service/de l’activité
Compétences relationnelles :
• Savoir gérer des interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté
• Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique
• Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers
• Faire preuve de diplomatie
• Savoir se rendre disponible
• Coopérer avec les autres services de la direction
Compétences stratégiques :
• Etre capable de prendre des initiatives
• Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degré d’importance ou d’urgence
• Filtrer à bon escient les appels téléphoniques
• Transmettre fidèlement les messages et attirer l'attention sur un problème éventuel