Secrétaire de la Formation et de l'Action Sociale (H/F)
En lien avec le responsable formation :
- Editer et envoyer les OM des agents et des formateurs (si internes)
- Clôturer les sessions dans Pléiades et saisir les motifs d'absence
- Assurer la gestion des mails (boite générique) / appels téléphoniques / renseignements divers
- Suivi des documents sécurité : titres d'habilitations électrique et SST
- Rédiger et suivre les conventions de tutorats
- Assurer le paiement des tuteurs et maitres d'apprentissage
- Engagement des dépenses et suivi financier
Action sociale :
En lien avec le responsable de l'action sociale :
- Aide au pilotage et suivi des différentes campagnes de l'action sociale : recensement des personnels éligibles, communication aux agents et chefs de services, remise de chèques Kadéos et chèques vacances.
- Aide au pilotage et suivi des actions spécifique (santé, aides aux familles, retraite, aide à la caution...etc) : réception et contrôle des pièces justificatives, établissement des décisions d'action spécifique mensuelles
- Assurer le suivi des factures de médecin agréé
Secrétariat administratif :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes pour le service RH
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier papier
- Assurer la frappe, la relecture, la mise en forme et la valorisation des supports écrits
- Mettre à jour les différents documents du service
- Recenser les grévistes et en faire une remontée au Cnous
- Commander les fournitures et matériels de bureau
- Suivi des parapheurs de la Direction
Compétences attendues :
Savoir :
Connaissances budgétaires et de la fonction publique souhaitées
Organisation du système éducatif, du Crous en particulier
Technique de communication écrite et orale
Outils numériques et leurs usages
Bureautique : Office 365
Savoir-faire :
Appliquer les procédures et les règles
Rédiger des rapports et des documents
Utiliser les outils bureautiques
Etablir des bilans d'actions, des tableaux de bord, des indicateurs de gestion
Savoir-être :
Sens de l'organisation
Capacité d'adaptation
Réactivité, disponibilité
Sens relationnel
Discrétion
Experience: 5 An(s)
Compétences: Législation sociale,Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion,Concevoir des supports de suivi et de gestion,Réaliser des déclarations réglementaires
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.