Assistant de gestion administrative F/H
- Garantir les réponses aux demandes adressées au secteur
- Contribuer aux politiques publiques du secteur
Activité 1 : activités RH
- Suivi et saisie des effectifs en lien avec les chefs d’équipe (congés, éléments de paye, ticket restaurant, renforts, transmission de tableau aux entreprises d’intérim et d’insertion, …)
- Premier niveau de réponse RH pour les agents et mise en relation avec le référent RH
- Accueil administratif des nouveaux arrivants
- Gestion des congés sous INCOVAR pour ceux qui n’ont pas d’ordinateur
- Gestion des dossiers d’évaluation (mise en signature, diffusion, retour RH)
- Suivi des demandes de formation et lien avec le service formation
- Suivi des dossiers des agents (aptitude, habilitations, permis, CACES, …)
- Rédaction des courriers RH du secteur
- Suivi du tableau d’astreinte du secteur
Activité 2 : participation au document unique et la démarche qualité
- Participer à la démarche qualité dont la gestion documentaire, mise à jour de l’organigramme ou édition d’indicateurs.
- Contribuer à la mise à jour du document unique,
- Rechercher des fiches produit,
- Transmettre les alertes
Activité 3 : activité support pour le secteur
- Participer à certaines actions / suivi des plan d’actions.
- Contribuer au pilotage du tableau des travaux intermédiaires
- Rédaction et diffusion de compte-rendu
- Diffusion courrier dont les navettes intérim, insertion et parapheurs
- Gestion des fournitures (commande et inventaire)
- Relation et contact avec les services supports (bâtiment, informatique, …)
- Commande des bacs en lien avec l’agent de site chargé de la livraison
- Gestion de l’agenda de la directrice ou du directeur et des responsables de groupement
- Relaie des informations sur les travaux
- Référent divers (bâtiment, RH, …)
Activité 4 : retour aux usagers (y compris élus communaux)
- Garantir les délais de réponse avec mise en place d’outils de suivi
- Rédaction et mise en forme des réponses à partir des éléments fournis par les agents
- Ecriture et diffusion de l’info travaux voirie
- Ecriture et diffusion des informations sur la collecte
- Traitement du courrier (y compris mail et logiciel type GRC)
- Réponse téléphonique
- Instruction de demandes d’évènements notamment élaboration de devis pour des bacs.
Activité 5 : relation aux communes
- Suivi des fiches de liaison aux communes
- Préparation et organisations des réunions communales, y compris docs préparatoires et indicateurs
- Gestion des demandes d’arrêtés
- Suivi de l’activité et bilan annuel / Fiche communale
Activité 6 : activités comptables
- Suivi du budget du secteur
- Gestion des fiches navettes en lien avec le SAF
- Relance pour obtenir les factures
Activité 7 : communication interne
- Mise à jour de l’affichage dont les écrans dynamiques
- Diffusion d’informations de GAM
Lieu de travail : 3 jours par semaine au secteur Collecte (CTE Eybens) 2 jours par semaine au secteur voirie (Rondeau)
Temps et horaires de travail : 37h30 (pointage)
Télétravail : pas de télétravail
Rémunération : selon le cadre d’emploi + régime indemnitaire de la collectivité
Equipements : bureautique et véhicules en pool
Logiciels métier : 1/ GRU 2/ GRC 3/ INCOVAR
Statut : cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux
Formation / Diplôme et qualifications nécessaires : secrétariat de direction, assistante administrative
Expérience souhaitée : poste similaire
CONNAISSANCES
Statuts de la Fonction Publique / Du contexte, des valeurs et de l’environnement territorial de la collectivité
Technique de secrétariat et procédures administratives
Logiciels bureautiques (traitement de texte et tableur)
Règle d’orthographe, de grammaire et de syntaxe
Politique métropolitaine en matière de voirie, de déplacement et d’accessibilité
Politique métropolitaine en matière de déchet
Valorisation des déchets, environnement et biodiversité
SAVOIR FAIRE
Capacité rédactionnelle
Maitrise de l’orthographe, de la grammaire et de la syntaxe
Gestion administrative et financière
Capacité de rédaction et de synthèse
Maitrise des outils informatiques
Communication avec des tiers - Diffuser une information claire, concise et adaptée – partager et faire circuler l’information
Capacité à organiser son travail et ses dossiers – savoir planifier et prioriser ses tâches
SAVOIR ÊTRE
Rigueur, sens de l’organisation
Disponibilité, réactivité et autonomie
Polyvalence
Sens du service public
Sens du travail en équipe, qualités relationnelles et humaines
Savoir rende compte de son activité et alerter sa hiérarchie
Discrétion et confidentialité