ASSISTANT ADMINISTRATIF SECRÉTARIAT GÉNÉRAL (H/F)
- Garantir la bonne gestion administrative du secrétariat général
- Assurer le traitement et la conservation des archives produites par les services de la collectivité
ACTIVITES DU POSTE :
- Saisie, mise en forme et diffusion de documents divers relevant du service et de la Direction générale des services.
- Suivi administratif des dossiers sinistres, de la flotte automobile.
- Mission d'archivage : tri et traitement des documents archivés (conservation / élimination) - tri, classement et archivage des documents du service - accompagnement des services pour la préparation de la procédure d'archivage -- tenue et mise à jour du classeur des archives communales, récolement.
- Organisation des cérémonies commémoratives.
- Gestion des fournitures administratives (commandes, engagement comptable, validation des factures).
- Publication des actes sur le site internet de la collectivité et affichage d'information à caractère légal et réglementaire.
- Elaboration des registres des délibérations et des arrêtés.
- Gestion du courrier départ / arrivée (enregistrement et distribution du courrier arrivé, expédition du courrier interne, vérification des factures et répartition comptable).
- Suivi des aides attribuées par la collectivité aux particuliers.
- Mise à jour du classeur du plan communal de sauvegarde, du registre des détentions d'oiseaux et d'animaux non domestiques.
- Gestion de la boite courriel " mairie ".
- Soutien dans la préparation des dossiers du Conseil municipal, l'organisation des séances, la rédaction des procès-verbaux.
- Préparation ponctuelle des réunions : agencement, matériel, boissons, denrées.
EXIGENCES PARTICULIERES :
- Poste pouvant être soumis à des contraintes horaires en fonction de la charge de travail.
SAVOIRS :
Fonctionnement des services de la collectivité
Procédures administratives
Outils bureautique et techniques de secrétariat
Règles de communication orale et écrite
Techniques et réglementation en matière de classement et d'archivage
SAVOIR FAIRE :
Mettre en forme les travaux de bureautique
Rédiger les actes administratifs
Connaitre les règles de l'archivage
Produire les dossiers archivés en cas de demande des services
SAVOIR ETRE :
Discrétion
Réactivité
Aptitude à travailler en équipe
Méthodologie, organisation
Autonomie