Assitant(e) administratif-ve (H/F)
Il-elle est chargé(e) de la gestion administrative de l'association, sous la responsabilité du directeur.
Il travaille en lien avec le/les coordinateurs-trices pédagogique et d'activité et avec le/la secrétaire.
MISSIONS ET DOMAINES D'INTERVENTION
Sous l'autorité hiérarchique du directeur et en lien avec les autres postes administratifs (secrétariat, coordination), l'assistant(e) administratif-ve a la charge de :
Administration
- Mise en œuvre des procédures et des outils dédiés à la gestion administrative de l'association et suivi de l'ensemble des activités de Graine de Cirque : cours loisirs, stages, stages de spécialité, dimanches en famille, projets scolaires, formation professionnelle, réservations pour l'événementiel. ;
- Production des données statistiques quant à l'activité de l'association, production de bilans qualitatifs et quantitatifs ;
- Suivi du planning général d'activité en lien avec les coordinateurs-trices ;
- Suivi des dossiers du personnel : démarches liées aux ressources humaines (suivi de la médecine du travail, arrêts maladie, échanges d'informations avec le prestataire en traitement social), démarches liées à la formation professionnelle (dossier et suivi des demandes de financements auprès de l'OPCO) ;
- Réalisation et suivi des demandes de subventions récurrentes et ponctuelles (argumentaire, budget.), réponse aux appels à projets, élaboration et suivi des bilans.
Encadrement du/de la secrétaire - planification et contrôle des tâches confiées au secrétariat :
- Suivi et mise en œuvre des modalités de fonctionnement du secrétariat, veille à la bonne organisation du travail du secrétariat, points réguliers avec le/la secrétaire concernant ses tâches ;
- Gestion des adhérents : inscriptions, suivi des paiements, suivi de la facturation, des devis et des conventions, accueil physique / téléphonique / mails, etc. ;
- Reprise de ses missions en cas d'absence ou de surcharge exceptionnelle.
Suivi comptable des activités
- Suivi des opérations financières (dépenses / recettes) ;
- Saisie et ventilation des écritures comptables dans un logiciel dédié ;
- Participation à l'élaboration des prévisions budgétaires (prévisions de produits) ;
- Participation aux points de situation et à l'élaboration des bilans financiers avec le cabinet comptable.
Communication
Mise en œuvre de la stratégie globale de communication de la structure, en interne et en externe :
- Élaboration et mise en œuvre du plan de communication de l'association ;
- Création et diffusion des outils et supports de communication : communication et relations aux médias, communiqués de presse, rédaction et mise en forme des dossiers de présentation de l'association ou de ses projets, réalisation du rapport d'activité, réalisation des plaquettes, flyers, affiches. ;
- Rédaction et mise en forme des dossiers de présentation de l'association ou de ses projets ;
- Gestion des relations avec les médias ;
- Diffusion de la communication et community management : communication web et réseaux sociaux, newsletter, gestion et actualisation du site internet.
Organisation d'événements et gestion de projets
- Gestion logistique : planning, accueil d'artistes, organisation des repas, des déplacements, régie, recherche de bénévoles.
- Gestion administrative et financière : financements, suivi budgétaire, déclarations et autorisations réglementaires, licences d'entrepreneurs de spectacles, droits d'auteur.
- Gestion de la communication dédiée aux différents événements : plan de communication spécifique, création des supports, relations presse, visuels.
- Paramétrage billetterie et systèmes de réservations scolaires et tout public
Experience: 1 An(s)
Compétences: Comptabilité générale,Logiciels comptables,Gestion administrative du courrier,Planifier des rendez-vous,Classer des documents,Assurer la gestion administrative d'une activité,Saisir des documents juridiques,Réaliser des opérations comptables,Établir, mettre à jour un dossier, une base de données,Encadrement du travail du secrétariat,Communication,Développement de projets
Permis: B - Véhicule léger souhaité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.