Assistant(e) de direction (H/F)
Sous l’autorité de la responsable du secrétariat de direction, l’assistant(e) de Direction apporte une aide permanente en termes d’organisation, de gestion d’agendas, de communication, d’information, d’accueil, de soutien en évènementiel et de suivi de dossier.
L’assistant(e) de direction (H/F) apporte une aide permanente.
En totale collaboration avec l’assistant(e) de la Direction générale en poste responsable du secrétariat de direction qui répartit les tâches :
o Suit le planning du directeur et de la directrice adjointe ;
o Prépare les dossiers PCA/Directeurs/directeur adjoint en lien avec l’agenda général ;
o Remet à jour l’agenda commun et le planning excel ;
o Prépare les courriers de la direction ;
o Remet à jour le listing VIP ;
o Gère l’accueil téléphonique et physique des interlocuteurs de la direction ;
o Assure l’interface entre la direction et les sous-directions ;
o Participe à la logistique des différents évènements (réunions, déplacements, séminaires, cérémonies, réceptions …) ;
o Planifie et gère les déplacements du conducteur ;
o Suit les courriers « arrivée-départ » ;
o Suit la boîte mail « direction » ;
o Suit les parapheurs ;
o Assiste à la revue d’actualités hebdomadaire, rédige le compte-rendu ;
o Communique et veille à l’application des directives ;
o Supplé(e) à l’absence de l’assistant(e) de direction dans toutes ses missions (présence permanente de l’une ou l’autre au bureau).
• Vous possédez les qualités d’organisation, de rigueur et savez prioriser et gérer les urgences ;
• Vous avez un sens aigu du détail, vous êtes réactive, vous avez le sens de l’anticipation ;
• Vous connaissez l’environnement des collectivités territoriales et des services d’incendie et de secours ;
• Vous maîtrisez les techniques de communication ;
• Vous êtes autonome, vous savez rendre compte ;
• La discrétion, la réactivité, l’autonomie, le tact, l’organisation, la polyvalence et la diplomatie sont nécessaires ;
• Vous avez déjà expérimenté ce poste, idéalement dans la fonction publique territoriale.