Agent d'exploitation VRD (F/H)
Sous l'autorité de la responsable d'unité, l'assistante de gestion administrative RH, est en charge des missions suivantes :
- Il/elle assure la diffusion du courrier
- Il/elle est garant/garante, en lien avec le ou la chargé/chargée de recrutement, de l'instruction des dossiers ainsi que de la qualité rédactionnelle des supports/dossiers
- Il/elle assure les convocations des candidats/candidates
- Il/elle assure la rédaction des courriers de recrutement (cat B et C)
- Il/elle est sollicité dans le cadre des projets dédiés (jobs d'été, campagne de promotion interne, etc...)
- Il/elle assure l'archivage des dossiers de recrutement (cat B et C)
- Travail en binôme avec l'autre assistante de gestion RH
ACTIVITE 1 : ASSURER LES MISSIONS D'ASSISTANTE RECRUTEMENT
> Créer, organiser et faire passer des tests qui contribuent à la sélection des candidats
> Gérer l'information, organiser la conservation, la traçabilité, l'accessibilité, le classement et l'archivage de documents dans le champ du recrutement :
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
- Photocopier et assembler les documents
- Trier, classer et archiver les documents
> Organiser les jurys, rendez-vous pour accompagnement, (aspects logistiques et rôle représentatif de l'unité)
> Synthétiser / présenter, rechercher / diffuser des informations
> Participer à l'amélioration des processus administratifs
> Tenir à jour et harmoniser les documents types
> Etre en soutien technique de l'équipe dans la mise à jour des outils : comptes utilisateurs des différentes plateformes (Portail RH, visio...) en lien avec les services informatiques internes
> Accueillir les candidats retenus pour les Jurys
> Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
> Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
> Etre garante de la confidentialité des dossiers surveiller / restreindre l'accès de l'unité et des informations si nécessaire
> Participer à l'organisation d'évènements (forums emploi...)
> Assurer l'organisation logistique / participer à l'optimisation de la gestion quotidienne des ressources de l'unité dans la gestion administrative dans le cadre des projets dédiés
> Assurer la rédaction des courriers de recrutement (candidats et employeurs) pour les recrutements des agents de catégorie C et B.
> Assurer l'archivage des dossiers de recrutement des postes de catégorie C et B
ACTIVITE 2 : ASSURER UNE GESTION DYNAMIQUE DE LA CANDIDATHEQUE
> Suivre les dépôts de candidatures spontanées sur le portail RH :
- Mettre en place un suivi dynamique des candidatures spontanées,
- Diffuser à l'ensemble de l'unité recrutement les candidatures spontanées correspondant aux besoins des services (demande de remplacements, métiers en tension...)
> Mettre en place un vivier de remplacements potentiel
ACTIVITE 3 : REALISER DES MISSIONS ADMINISTRATIVES
> Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions / participer à l'optimisation de la gestion quotidienne des ressources du service
> Participer aux réunions et rédiger les comptes rendus
> Etre en appui sur les projets transversaux du service (promotion interne, entretien évaluation) : réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers, trier, classer et archiver les documents
> Rechercher si nécessaire des informations, notamment réglementaires et les diffuser à l'ensemble des agents du service
> Participer à l'amélioration des processus administratifs
> Gérer l'archivage des documents.
CONNAISSANCES
Statuts de la Fonction Publique / Du contexte, des valeurs et de l'environnement territorial de la collectivité.
Des fondamentaux de la gestion des ressources humaines (postes, fonctions, activités, compétences etc...).
Des techniques de secrétariat / Des circuits et procédures administratives / Des logiciels bureautiques .
Principes rédactionnels du compte-rendu / note de synthèse / prise de notes
Du fonctionnement d'un standard téléphonique / annuaire internet.
Règles d'orthographe / syntaxe et grammaire / règles de l'expression orale et écrite
SAVOIR FAIRE
Appliquer des procédures et des règles / Effectuer des calculs divers.
Apprécier la charge de travail pour gérer les priorités / les imprévus.
Diffuser une information claire, concise et adaptée (orale et écrite) / Communiquer avec différents interlocuteurs en parallèle et en simultanée / Partager et faire circuler l'information.
Capacité à organiser son travail et ses dossiers / savoir planifier.
Maîtrise de l'outil informatique progiciel Word, Excel, PPT, logiciel métier.
SAVOIR ETRE
Rigueur / Organisation / Méthode / Pragmatisme.
Capacité à gérer les priorités / résistance au stress.
Qualités relationnelles
Autonomie / Capacité d'adaptation / Anticipation.
Réactivité / Fiabilité.
Discrétion / confidentialité.
Sens de l'accueil / aisance relationnelle.