Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F)
30 h sur 4 jours (lundi-mardi-jeudi-vendredi)
Prérequis :
Expérience exigée
Maîtrise de l'outil bureautique (traitement de texte, tableur) et des outils de communication (Internet, messagerie)
Utilisation de logiciel spécifique de la structure (ASP, SILESA et COGILOG)
Aisance relationnelle et rédactionnelle - rigueur et méthodologie
Pour la structure :
Suivie de l'état des stocks, identifier les besoins en approvisionnement et établir les commandes.
Participation à la gestion matérielle (assurance, imprimante, forfait internet, participer au bon fonctionnement du local).
Réception et envoi de colis.
Pour la partie commerciale :
Etablissement de devis et suivi (en lien avec la responsable technique)
Etablissement de facture simple et suivi des paiements
Relation client
Pour la partie comptable :
Connaissances de la comptabilité de base
Transmission au comptable des variables de paie pour l'établissement des bulletins de salaires
Suivi de caisse et dépôt de chèque
Pour la partie administrative et ressources humaines :
Traitement et gestion des appels téléphoniques
Traitement et suivi administratif (création de dossiers, élaboration de note, courrier, mise en forme de document, gestion des e-mails, classement)
Gestion et suivi des dossiers du personnel en insertion (candidatures, déclaration d'embauche, contrats de travail et avenant, congés, pointages, visite médicale, mutuelle, casier).
Création et suivi de tableaux de bord nécessaires au bon fonctionnement de l'administratif.
Experience: 24 Mois
Compétences: Classer des documents,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils bureautiques,Établir, mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.