Chargé de mission services généraux (H/F)
Gestion des bâtiments de l’école / sécurité des bâtiments ERP (4 sites : 3 à Villejuif de 8500 m2, 6700 m2 et 1600 m2, 1 à Bordeaux de 3500 m2. Un cinquième site de 4600 m2 est actuellement en construction à Villejuif) :
* En lien avec l’équipe des techniciens polyvalents, vérifier au quotidien l'état et la sécurité des différents sites de l’école.
* Préparer et assurer le suivi des audits / commissions de sécurité : tenir les registres de sécurité et tableaux de bord.
* Coordonner les besoins et les activités en sécurité incendie (matériels, exercices d’évacuation).
* Superviser l'actualisation annuelle des DUERP, contrats assurance…
* Mettre à jour les fiches techniques des bâtiments.
* Suivre et organiser la formation sécurité de l'équipe permanente.
* Assurer un travail de veille réglementaire.
Interface avec les prestataires et bailleurs :
* Superviser les travaux de remise en état, amélioration, reconfiguration, déménagements, levée de réserves…
* Gérer et développer le portefeuille des prestataires.
* Gérer et suivre les prestations et les contrats de services techniques prestataires (SSI, CTA…).
* Evaluer les nouveaux prestataires.
* Participation et soutiens aux équipes dans le cadre des réponses à appels d’offres.
Optimisation de la gestion des sujets administratifs :
* Mettre à jour les process du service.
* Gérer et optimiser l’utilisation du portail digital Services, qui permet aux collaborateurs de l’école de faire une demande et signaler un problème.
* Suivre les indicateurs de performance.
Participation au pilotage et au suivi financier :
* Assurer le suivi budgétaire et financier.
* Vérifier et suivre les commandes et factures en lien avec le service comptabilité.
* Participer à la négociation des contrats.
* Aider à la construction du budget annuel.
Autres activités :
* En soutien des techniciens polyvalents, assurer un support à l'organisation des événements (journées portes ouvertes, séminaires, conférences…).