Assistant de direction F/H
Missions principales :
- Assister la directrice du musée Ingres Bourdelle dans la gestion des activités liées à la vie du musée :
o Assurer le secrétariat et l'accueil téléphonique de la direction
o Gestion de l'ordre du jour, du planning, et du courrier de la directrice (messagerie comprise)
o Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers en cours
o Organiser les réunions, prendre rendez-vous, préparer, contrôler et fournir les documents nécessaires aux missions de la directrice
o Organisation et bon déroulement des missions à l'extérieur de la directrice
- Coordonner et servir d'interface avec les différents pôles du MIB :
o Transmission des informations ascendantes et descendantes
o Suivi des dossiers de demandes de prêts en collaboration avec le pôle collections ou expositions
o Archivage des documents administratifs
o Gestion/réponses de la messagerie "museeingresbourdelle
- Participation à l'organisation des expositions :
o Assistance à l'organisation des expositions (assurances, transports, contacts avec les prêteurs, ...)
o Gestion des demandes de prêts en collaboration avec le pôle exposition
o Supervision de l'organisation des inaugurations du MIB (fichiers, envoi invitations, sono, équipement technique nécessaire...)
- Suivi des dossiers de demande de subvention des dossiers de la conservation (restaurations, acquisitions, expositions) :
o Participation à l'élaboration des dossiers de demandes de subvention
o Gestion des dossiers de subventions : acquisitions, restaurations, expositions, actions culturelles en lien avec les chefs de pôle qui les conçoivent
o Suivi du recouvrement des subventions en lien avec la comptable du MIB
- Suivi de la photothèque du MIB :
o Gestion du fonds photographique du musée (traitement de la demande, devis, transmission du visuel, facturation)
o Organisation des campagnes photographiques en liaison avec pôles expositions et collections
o Interface avec les demandes presse.
Compétences requises :
- Connaissance des règles de comptabilité publiques, des procédures des marchés publics et des droits de reproductions photographiques.
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, Google agenda).
- Connaissance des collections du musée, connaissance du fonds documentaire.
Points forts :
- Qualités relationnelles ;
- Goût du travail en équipe ;
- Rigueur ;
- Confidentialité ;
- Esprit d'initiative et proactivité ;
- Qualités rédactionnelles.
Formation :
BTS Assistant de direction serait un plus.