Un ou une Gestionnaire affaires générales 1553-24
MISSION 1 : Recensement et organisation des liens avec les acteurs des secteurs des commissions thématiques
Identification des acteurs institutionnels et de la société civile des secteurs des commissions et organisation des rencontres avec les présidents des 5 commissions
Interface avec les groupes politiques et les secrétariats des membres de l’exécutif
MISSION 2 : Gestion documentaire
Recherches documentaires, veille informationnelle et envoi d’une mini revue de presse mensuelle aux présidents
Préparation de documents et dossiers nécessaires pour les réunions / Lecture et rédaction de synthèse des rapports inscrits à l’ODJ des réunions des commissions
Assister à des réunions, conférence et colloques externes pour le compte des présidents et rédaction de comptes rendus (uniquement en visio)
MISSION 3 : Assistance organisationnelle
Organisation des auditions, repas annuels et déplacements des présidents et commissions sous l’autorité fonctionnelle des attachés de commissions
Accueil physique et téléphonique (filtrage, orientation, prise de message), notamment pour les personnes auditionnées par les commissions et les invités des présidents et présidentes / Participation aux réunions des commissions thématiques et assistance technique (distribution de tout document, …)
Rédaction et envoi de courriers ciblés, de notes / Gestion du courrier des présidents et présidentes (enregistrement et suivi lettres, mails) / Gestion des notes de frais / Gestion de l’agenda
- Niveau bac+2 au minimum ou 5 ans d'expérience dans la fonction publique
- Expérience du travail en collectivité territoriale et/ou du travail auprès d'élus
- Capacités rédactionnelles, de synthèse et maîtrise de l'orthographe
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, Teams, Sharing Cloud, Internet)
- Grand sens de l'organisation et sens des priorités, Polyvalence
- Réactivité, autonomie, capacités d'adaptation, disponibilité, rigueur, discrétion professionnelle
- Qualités relationnelles et sens du travail en équipe (notamment avec les attachés de commissions)
- Travailler avec un public spécifique : les élus