Responsable d'activité
Il veille au bon déroulement des prestations tout en étant garant de la bonne tenue de l’agence et de son organisation.
A côté de son rôle de responsable d’équipe, il aura également les fonctions de chargé(e) de clientèle dans la mesure où il est en charge d’un portefeuille clients allégé.
* Fonction 1 : Recrutement et management des Chargé(e)s de Clientèle
▶ Recrutement: traiter les CV, réaliser les premiers entretiens de recrutement des Chargé(e)s de Clientèle puis intégrer et former les nouveaux collaborateurs
▶ Management
* motiver l'équipe en fixant, animant et contrôlant les objectifs individuels et collectifs
* Accompagner, soutenir et fidéliser les membres de son équipe
* Veiller aux déploiements et à la bonne utilisation des outils de suivi de l'activité
* Animer les réunions hebdomadaires d’équipe
* Réaliser les entretiens trimestriels et annuels de son équipe
* Co-animer avec le Responsable d’agence les réunions commerciales trimestrielles de son agence
* Fonction 2 : Pilotage de l’opérationnel de l’agence
▶ Suivre et animer les indicateurs de performance (annualisation, impayés…)
▶ Garantir la satisfaction client en prenant en charge les « niveaux deux » de réclamations
▶ Suivre la mise en place de sessions de formations pour les auxiliaires de vie
▶ Suivre et animer les événements auxiliaires de vie
▶ Piloter l’annualisation CDD/CDI et les risques juridiques
▶ S’assurer de la conformité des contrats et de son exécution (relance et suivi des impayés…)
▶ Etre garant des procédures qualité : sensibilisation, préparation et gestion des audits
* Fonction 3 : Développement et fidélisation commerciale
▶ Expliquer le projet de Vitalliance, le communiquer et le partager aux différents publics (prospects, clients, prescripteurs…)
▶ Identifier, analyser, évaluer et réajuster le degré d’autonomie et les besoins en services d’aide à domicile d’un prospect/client (par téléphone, à l’agence ou au domicile)
▶ Concevoir un devis et un projet d’accompagnement adaptés aux besoins, aux attentes et aux moyens du prospect/client et assurer le suivi et les relances des devis.
▶ Fidéliser le portefeuille de prescripteurs (médecins, maisons mutualisées…) en organisant des événements (déjeuners...) et le portefeuille clients : appels de suivi de mission, VAD...
* Fonction 4 : Recrutement et management des auxiliaires de vie
▶ Recrutement : Traiter les CV, sourcing, diffusion d’annonces, contact avec les écoles, les missions locales, organisation de sessions de recrutement et sélection des candidats : entretien de recrutement téléphonique et physique, réalisation de tests, contrôles de référence...
▶ Management :
* Assurer un suivi régulier des auxiliaires de vie en gardant un contact de proximité
* Évaluer et fidéliser les équipes par le biais d'événements
* Professionnaliser les équipes par le biais de formations, de sessions expertes et de temps d’analyse des pratiques professionnelles
* Fonction 5 : Mise en place et suivi des interventions
▶ Collecter toutes les informations nécessaires au bon déroulement de l’intervention (humaines, logistiques et techniques)
▶ Conseiller (mise en place d’aide financières, besoins réels, prestations)
▶ Sélectionner, choisir le (ou les) intervenant(s) en fonction de la demande du client et des besoins techniques identifiés
▶ Planifier la 1ère rencontre entre les auxiliaires de vie et le client : brief des intervenants (informations humaines, logistiques et techniques formalisées – fiche de mission)
▶ Organisation, mise en place et suivi des interventions (plannings, paie, annualisation…)
▶ Garantir la satisfaction des clients par l’écoute, la présence et la connaissance du terrain et traiter les réclamations
▶ Gestion administrative : tenue des dossiers ADV / clients, réactivité et conformité des contrats de travail ADV, envoi des fiches de présence dans les délais, et gestion des arrêts maladie, congés maternité, accidents de travail...
▶ Coordonner autour du client les actions des Auxiliaires de vie avec les intervenants (infirmier, kiné, assistante sociale, médecin, tuteur…)
▶ Veiller au respect des engagements contractuels
▶ Recouvrement des impayés