Assistant Manager H/F
Ø Rédaction des courriers/mails en collaboration avec le responsable de secteur
o Suivi des réponses aux mails, aux courriers et à l'extranet
o Rédaction des courriers / mails suivant les instructions données par le responsable de secteur
o Prise en charge des réclamations et relances transmises au siège
o Envoi des SMS aux locataires (périodes de travaux périodiques, pannes d'ascenseur)
o Affichage des notes dans les écrans d'ascenseur
Ø Planification des états des lieux entrants et sortants en lien avec la Direction de la gestion locative
o Création des bons de commande des Etats des lieux (diagnostiques obligatoires, contrôle d'accès)
o Planification des rendez-vous des Etats des Lieux
Ø Assurer un contrôle qualité des prestations réalisées
o Suivi et clôture des affaires en lien avec les prestataires et les locataires
o Suivi administratif des contrats forfaitaires (récupérer les avis de passage et assurer le suivi du taux de pénétration)
o Relance des prestataires pour les rendez-vous non honorés
Ø Autres :
Ø Rédaction des comptes rendus mensuels des secteurs
Ø Gestion de la réservation des salles de l'amicale
Ø Transmission des clés badges et émetteurs des résidences
Ø Gestion administrative du retrait des véhicules épaves et ventouses
Ø Pour les congés, une des deux assistantes du secteur doit toujours être présente
Ø Remplacement de sa ou ses collègues en cas d'absence
Ø Classement et archivage dématérialisé
Ø Formation, soutien et tutorat des assistantes et stagiaires arrivant sur le secteur
- Capacité à prendre de nombreux appels téléphoniques (30 - 40 par jour d'une durée moyenne inférieure à 5 minutes)
- Capacité rédactionnelle
- Travail en binôme
- Vous êtes titulaire d'un BTS professions immobilières