Assistant de direction H/F
Sont rattachés à la Direction adjointe (DA) de l'organisme, avec près de 150 collaborateurs :
- Le département prestations (production du service, accueil des allocataires, appui-métier.)
- Le département ressources (RH, budget/logistique, pilotage.)
- La médiation administrative
Vous aurez pour missions principales pour le compte du Directeur adjoint et de ses services:
- Assurer la gestion du courrier (dispatching, mise en forme, suivi.)
- Gérer et suivre les échéances du Directeur adjoint et de ses services
- Assurer la gestion de l'agenda, l'organisation de réunions et d'évènements
- Plus précisément préparer et organiser les Copil services globaux (prestations et action sociale) ainsi que les Comité sociaux et économiques et les CSSCT ainsi que les réunions de l'UIOSS avec les différentes parties prenantes
- Contribuer aux projets et atteintes des objectifs du secteur, participer ponctuellement à des projets
- Rédiger des comptes rendus de réunions
- Gérer et suivre administrativement des dossiers techniques (rapport d'activité, projets, missions),
- Divers : Etablir les tableaux de congés, suivre les frais de déplacement, commande de fournitures
- En coopération/coordination avec les autres assistant(e)s : prise en charge de tâches de suppléance dans une logique de continuité d'activité
Compétences attendues :
- Sens de l'organisation et capacité d'adaptation,
- Rigueur, autonomie et discrétion,
- Dynamisme, réactivité et disponibilité,
- Bonnes qualités rédactionnelles et relationnelles,
- Capacités d'initiatives et de propositions,
- Excellente maitrise d'Office 365 et des outils bureautiques,
- Sens du travail en transversalité avec l'ensemble des secteurs
Positionné(e) comme un(e) facilitateur(trice), vous démontrerez des qualités d'agilité dans le cadre de la prise en charge des dossiers de direction, de la préparation et du suivi des échéances et instances de direction.
Formation :
Candidature et procédure de recrutement :
Les candidats sont invités à adresser leur candidature (CV et lettre de motivation) avant le vendredi 17 mai 2024.
Un test écrit et un entretien devant un jury seront organisés. Le recours à un cabinet de recrutement externe sera potentiellement envisagé.
La date de prise de poste sera fixée en fonction de la situation professionnelle du candidat.
Experience: 1 An(s) - si diplôme BAC + 2
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planning du personnel,Mettre en oeuvre des actions de communication interne,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Utiliser les outils bureautiques,Piloter une activité,outils bureautique
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Distribution sociale de revenus
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.