Assistant communication (H/F)
Description du poste :
1) Ressources Humaines / Administratif :
* Gestion RH : congés et absences
* Abonnements presse
* Compte-rendu de réunion de service
* Mise en place de fiches de procédures
* Responsable des archives pour le service
* Evaluation et gestion des risques en collaboration avec le service de prévention des risque
* Mise à jour des fichiers (partenaires, publics ciblés, journalistes, etc.)
2) Finances :
* Contribution à l’élaboration du budget initial de la structure : collaboration aux dialogues & réunion de préparation budgétaires ;
* Gestion des commandes du service : réalisation des demandes d’achat, attestations de service fait, bordereaux de transfert interne, etc, en collaboration avec la DSF
* Gestion des prestataires : demande de devis, enregistrement des prestataires
* Gestion des inventaires
* Gestion des missions du service en lien avec le prestataire de voyage
3) Communication :
* Diffusion des documents de communication
* Participation aux réunions éditoriales et rédaction d’articles pour le site web
* Participation à la relecture des newsletters et des supports visant à être imprimés
* Gestion de projets de communication print ou audiovisuel (préparation de cahiers des charges, planning, suivi des prestataires, interface auprès des différentes parties prenantes…)
* Participation à la revue de presse
4) Evénementiel :
* Contribution à la conception et au suivi de toutes les actions évènementielles organisées par le service
* Organisation matérielle et logistique des manifestations institutionnelles, scientifiques et grand public
* Coordination de projets événementiels
* Gestion des stocks de goodies (prise en compte des demandes des services, réapprovisionnement au besoin, préparation des commandes)
* Gestion de la réservation des grilles d’affichage
Conditions particulières d'exercice : La personne peut être amenée à se déplacer sur les différents sites de l'université. Travail le soir et le week-end occasionnels pour les évènements