766 - Assistant de Direction H/F
Missions
Appui à l'organisation et gestion de l'activité de la direction
- Gère l'activité professionnelle du directeur et de son adjoint, en planifiant réunions, rendez-vous et déplacements ; participe à ce titre aux CODEFSP et CODEFSP restreint (comités de direction)
- Suit les plannings prévisionnels des directeurs et responsables de service rattachés à la direction au moyen de l'agenda électronique
- Prépare les dossiers en vue des réunions
- Assure la gestion du courrier entrant et sortant
- Tient à jour les plannings administratifs des différentes instances (bureau de l'Assemblée, commission permanente, session, CST) et rappelle les délais concernant les documents préparatoires
- Rédige des courriers de réponse et saisit des notes, rapports et courriers relatifs aux dossiers traités par la direction
- Organise et effectue le classement de la direction
- Prend en charge et supervise la logistique nécessaire à l'activité de la direction
Management
- Organise l'activité de l'agent placé sous sa responsabilité, veille à la réactivité et à la qualité des services rendus
- Procède à l'évaluation annuelle
- Procède à l'évaluation de l'activité et aux ajustements nécessaires
Appui à l'animation de la direction
- Suit les courriels et courriers signalés, sollicite les services et effectue les relances pour les réponses
- Vérifie et valide, en lien avec le directeur et de son adjoint, les rapports de commission permanente et de session
- Organise les réunions (réservation de salle, proposition d'ordre du jour, invitation), participe à certains groupes de travail (partenaires extérieurs, conférence départementale, schéma enfance famille), rédige les comptes rendus et effectue le suivi des décisions prises
Accueil, information et communication
- Traite les appels téléphoniques (internes/externes) et accueille les visiteurs et rendez-vous en hiérarchisant les priorités
- Organise la transmission des informations au directeur et de son adjoint ainsi qu'aux services rattachés
- Travaille en binôme avec l'autre assistante de la direction et en réseau avec les assistantes de direction de l'ensemble des directions de la collectivité.
Spécificités
- Est en charge de dossiers spécifiques selon l'actualité et les besoins de la direction : suivi RH, rénovation du sens et méthode, intranet de la direction
- Est le.la référent.e OCTIME (logiciel de gestion des temps) pour la direction
- Vérifie les frais de déplacements pour l'ensemble des cadres rattachés à la direction.
Informations
complémentaires
Contrat de 3 mois (renouvelable, le cas échéant)