Assistant Administratif H/F
Acteur régional de l'immobilier, PROCIVIS Alsace est très engagé dans l'économie sociale et solidaire.
C'est un partenaire des politiques publiques menées par l'Etat et par les collectivités locales à travers des Conventions portant sur des objectifs opérationnels et sur des mesures d'accompagnement financées par les Missions Sociales.
C'est aussi un acteur régional attentif à son impact économique, social et environnemental.
Vous avez envie de rejoindre une équipe sympathique et dynamique dans une société qui a du sens ? Vous appréciez d'avoir un bureau au centre-ville ?
Le groupe centenaire PROCIVIS ALSACE est un acteur majeur de l'immobilier résidentiel en Alsace, qui est attentif à son impact économique, social et environnemental dont l'objet est de permettre au plus grand nombre de devenir propriétaire.
Nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) en CDI à temps complet.
Rattaché au Directeur général vous aurez les missions suivantes :
Administratif et juridique
- Dépôt et modifications des statuts des sociétés
- Immatriculation de sociétés (SCI, SCCV, SAS)
- Inscription et suivi des sociétés auprès du médiateur de la consommation
- Mises à jour et modifications des Kbis auprès du greffe
- Dépôt des comptes annuels des sociétés
- Gestion et suivi des cartes professionnelles et des habilitations collaborateurs des services à l'immobilier
- Gestion des avis préalable conforme et suivi du règlement intérieur
Instances de gouvernance
- Programmation annuelle et suivi des instances des sociétés (CoStrat, CA, AG, CS, Directoire)
- Invitation, gestion et suivi des présences aux instances des sociétés
- Préparation des dossiers présentés aux instances
- Rédaction des procès-verbaux des instances
- Vérification du respect des règles de présence et de suivi (quorum, signatures des feuilles de présence, limites d'âge)
- Gestion des jetons de présence et remboursements des notes de frais des administrateurs
- Préparation et rédaction des procès-verbaux des comités de direction
Vie coopérative des sociétés
- Gestion et suivi des sociétaires en temps réel (inscription, vérification des paiements, remboursements)
- Organisation de la rencontre annuelle des coopérateurs (en lien avec la communication)
- Suivi du processus de révision coopérative
Gestion administrative et logistique (agendas, déplacements)
Intendance
- Organisation de la logistique des instances (salles, collations, ipad)
- Gestion des abonnements divers (sport, presse)
- Gestion des paniers de Noël aux partenaires
Gestion quotidienne
- Gestion des agendas de la Direction générale
- Standard téléphonique du Directeur général
- Inscriptions aux événements et réservation des hébergements, voyages et restauration
- Commande et gestion des fournitures de bureau
- Suivi du contrôle annuel des extincteurs
Type de contrat : CDI
Rémunération : Salaire fixe + prime d'objectifs annuels
Avantages :
- Parcours d'intégration
- Accord d'intéressement et de participation
- Épargne salariale
- Prévoyance/ Mutuelle (dont mutuelle prise en charge à 100% par l'employeur)
- Retraite supplémentaire (Article 83) prise en charge à 100% par l'employeur
- Titres restaurant
- Comité social et économique
Formation Bac +2 ou 3 avec une expérience d'au moins 5 ans sur un poste similaire idéalement au sein d'une société coopérative avec des administrateurs.
Vous êtes organisé dans la gestion des priorités ; réactif pour gérer les imprévus et discret quant à la confidentialité des informations que vous traitez.
Votre esprit d'analyse et de synthèse vous permet d'être force de proposition dans tout type de situation.