Une ou un Assistant Administratif Formation - F/H - (poste n °I-556)
Au sein du service formation, vous apporterez votre appui à l'équipe des référents formation, au Responsable de service et son adjoint.
Vos principales missions seront les suivantes :
- Assurer la gestion du courrier du service formation
- Assister les référents de formation dans la gestion des actions de formation
- Contribuer au suivi des habilitations dans le domaine de l'hygiène et de la sécurité
- Assurer ponctuellement l’accueil téléphonique pour les référents formation
Activités principales :
A ce titre et dans une dynamique d'équipe, vos principales activités sont les suivantes :
1) Assurer la gestion du courrier du service formation :
- Gestion du courrier entrant et sortant du service formation
- Gestion de la BAL formation
- Traitement des demandes de formation réceptionnées via le formulaire interne de demande de formations : vérification des informations indiquées et vérification de l'inscription des demandes au plan de formation
- Mise en signature des formulaires de demandes de formation (CNFPT) validés au plan de formation et redirection des demandes non -validées au plan vers les référents formation
- Vérification des convocations CNFPT réceptionnées via la BAL formation avant transmission aux agents des routes et des collèges
- Suivi de la réception des attestations de formation, réalisation dans le progiciel et classement
2) Appuyer les référents formation dans la gestion des actions de formation :
- Pour chaque action de formation (individuelle comme collective CNFPT) : vérification des présences, réalisation de l'action dans le progiciel de formation, mise à jour des données dans le document de suivi du plan de formation (réalisation des actions) et archivage des attestations
- Saisie dans le progiciel formation des suivis de présence aux préparations aux concours du CNFPT
- Demande d’impression (si besoin) des supports nécessaires pour les formations intra - Réalisation de publipostages (ex : historiques des formations) et de mailings
- Commande de matériel pour les formateurs SST (2 fois par an)
- Dans le cadre de la programmation des séances de GAP et de supervision, saisie dans le progiciel du calendrier des séances et du suivi de présence
- Saisie du parcours de formation pour tout nouvel agent
3) Contribuer au suivi des habilitations en matière d'hygiène et de sécurité :
- Réception des habilitations et des autorisations de conduite envoyées par les organismes de formation ou les formateurs et transmission aux référentes de formation
- Réalisation des cartons d’habilitation et autorisations de conduite
- Mise en signature des habilitations et autorisations de conduite, réception, saisie dans le progiciel formation et envoi aux agents
4) Assurer ponctuellement l’accueil téléphonique pour les référents formation
- Vous avez un intérêt pour le domaine des ressources humaines et disposez de solides aptitudes dans l'utilisation de l'outil informatique
- Organisé(e) et réactif(-ve), vous savez respecter les délais et travailler dans l'urgence
- Vous possédez de bonnes qualités relationnelles et appréciez le travail en équipe
Poste ouvert dans le cadre d'emploi des Adjoints administratifs territoriaux titulaires de la fonction publique ou à défaut par voie contractuelle (CDD avec possibilité de renouvellements)
Poste basé à Colmar (100 avenue d'Alsace)
Poste à temps complet (40H semaine)
Avantages possibles : Primes, RTT, carte tickets restaurant, télétravail, participation transports, participation mutuelle / prévoyance, CNAS et Amicale du personnel.