Assistant de direction DGS (Réf. DGS) (H/F)
MISSIONS :
Placé(e) auprès du/de la Directeur/trice Générale des Services et des directeurs généraux des services adjoints, l'assistant(e) de direction a pour mission de les assister dans l'exécution de leurs activités et d'en optimiser la gestion.
Il ou elle devra travailler en interaction avec le secrétariat de la Présidence, avec les secrétariats des facultés et avec les différentes directions de l'université.
ACTIVITÉS PRINCIPALES :
- Gestion des agendas, organisation des rendez-vous et des réunions et suivi des demandes de la DGS et des DGS adjoints ;
- Accueil téléphonique, accueil et orientation des visiteurs ;
- Suivi des demandes adressées à la direction générale des services par des interlocuteurs externes ou internes à Sorbonne Université ;
- Préparation de dossiers en vue des réunions politiques et administratives ;
- Rédaction de courriers et de comptes-rendus de réunions ;
- Archivage de documents et des dossiers ;
- Gestion de la bonne circulation des parapheurs (enregistrement, mise en œuvre des documents, relecture...) ;
- Commandes de fournitures et de diverses prestations (café d'accueil.) et création des diverses prestations ;
- Gestion financière de la direction générale des services et de la direction des affaires juridiques institutionnelles ;
- Organisation de réunions et prises de rendez-vous pour la direction des affaires juridiques et institutionnelles ;
- Participation pour la DGS à l'organisation logistique d'événements institutionnels.
Conduite de projets : Non
Encadrement : Non
Conditions particulières d'exercice :
Travail sous la responsabilité de la ou du chargé(e) de mission de la direction générale des services.
Le secrétariat de la DGS est composé de deux assistant(e)s de direction et en l'absence d'un ou d'une des deux assistant(e)s, l'autre le ou la remplace sur ses missions et activités.
Les fonctions d'assistant(e) de la DGS requièrent une discrétion professionnelle exemplaire en raison du caractère parfois sensibles des dossiers et un excellent relationnel avec l'ensemble des interlocuteurs de la directions générale des services.
Experience: Débutant accepté
Compétences: Savoir organiser et planifier ses activités,Savoir rédiger à l'écrit avec aisance,Savoir s'exprimer oralement
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de leadership : Capacité à mobiliser une équipe/des interlocuteurs et à les entraîner dans la poursuite d'un objectif partagé.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.