Responsable de l'unité administratif et financière (h/f)
Assistanat de direction :
- Suivi de l’agenda de direction : mise en place de rendez-vous récurrents pour la Direction, en fonction du projet de service.
- Réunions : organisation de réunions complexes / stratégiques, logistique, préparation des dossiers, participation éventuelle aux réunions, avec rédaction de comptes rendus.
- Suivi administratif des dossiers de la Direction.
- Courriers entrants (via legalbox ou non) : référencement des courriers, mise en lecture par la Direction, affectation aux agents concernés.
- Courriers sortants (via legalbox ou non) : relecture dans le respect des procédures du DGS, avant mise en parapheur pour validation par la Direction, puis envoi au signataire.
- Rédaction et frappe de courriers, notes diverses, avec suivi du circuit des documents administratifs de la Direction.
- Coordination R.H. :
- gestion de l’absentéisme et des congés : maladie, récupérations, CP/RTT, etc…
- suivi des rapports à faire valider par la direction pour les CTR mensuelles
- préparation des dossiers d’évaluations professionnelles de fin d’année.
- veiller à la bonne application des nouveaux cycles de travail
- si recrutements au sein de la Direction : mise en ligne des offres d’emploi, présélection éventuelle des C.V., organisation des rendez-vous pour les entretiens.
- Accueil téléphonique et physique.
-Correspondante archives
Chargé(e) de l’unité administrative et financière :
- Suivi administratif des dossiers juridiques (relecture et soutien à la rédaction) : Conseils municipaux, Décisions du Maire, Conventions, ou tout autre acte administratif.
- Suivi administratif et financier des Associations en lien avec notre Direction.
- Suivi du budget de la Direction, en lien avec la secrétaire-comptable et les services : préparation et exécution budgétaire, suivi des consommations des différents services, suivi des subventions.
- Mise en place de procédures comptables internes à notre Direction et suivi.
- Exécution budgétaire dans le logiciel financier pour établissement des bons de commandes, mandatements et liquidations.
- Entrée du budget primitif dans le logiciel financier.
- Mise en place de documents synthétiques visant à garantir et simplifier le processus de mise en concurrence et, en lien avec la Commande publique, participation à l’établissement de marchés pour la Direction.
- Gestion de la carte achats pour la Direction ; suivi des dépenses
Diplôme ou formation souhaitée :
- BEP, Bac : Gestion, secrétariat, Assistanat
Savoirs :
• Connaître les techniques de secrétariat,
• Connaître les règles de la comptabilité publique,
• Avoir une bonne connaissance de l’environnement territorial.
Savoirs-faire :
• Maîtriser les d’accueil,
• Savoir effectuer une prise de notes,
• Maîtriser l’outil informatique, y compris Cyril
• Savoir gérer les conflits,
• Savoir rédiger et mettre en page les documents professionnels.
Savoir ëtre
• Être autonome,
• Être rigoureux et organisé,
• Être rapide,
• Être discret.