Assistant administratif ADS
Dans le cadre de sa mission d'instruction des autorisations du droit du sol (permis de construire, déclarations préalables etc..), l'ATIP renforce ses équipes d'instructeurs en territoire.
MISSIONS
Sous l’autorité de la responsable de l’antenne ADS, pour le compte des collectivités membres, et dans le cadre de la mission autorisation du droit des sols (ADS) de l’ATIP, il fournit une assistance administrative et technique aux équipes ADS du territoire.
ACTIVITES PRINCIPALES
En lien avec les instructeurs et instructeurs principaux ADS en charge des dossiers d’autorisation du droit des sols selon le processus ATIP l’assistant administratif ADS :
• Gère la Boîte Aux Lettres ADS (BAL) du territoire : catégorisation des mails entrants, archivage des mails traités,
• Alerte la responsable de l'antenne et la personne concernée sur les mails, courriers à enjeux et ou les urgences…
• Assure l’intégration des dossiers ADS dans le logiciel métier
• Réalise des scans au besoin
• Assure certaines missions de secrétariat ADS selon les procédures métiers définies en la matière
• Participe à l’accueil téléphonique de l’Antenne ADS de Molsheim
• Apporte son soutien en fonction des besoins du territoire dans la gestion du courrier, de l’affranchissement, dans l’archivage etc…
• Accompagne la responsable de l’antenne ADS de Molsheim sur des missions d’assistant de territoire
Participation à la vie collective du service et de l’ATIP
• Contribue à la solidarité métier à l’échelle de l’ATIP
• Est force de proposition pour l’amélioration du service rendu
• Lors de contacts avec les collectivités membres, il contribue à l’image de l’ATIP sur le territoire.
• Assure le tutorat des nouveaux sur la gestion de la Boite Aux Lettres ADS
PROFIL
• Cadres d’emplois cible : Adjoint administratif
• Niveau et domaine d’études : CAP/BEP
• Expérience : Souhaitée dans le domaine de la gestion administrative
COMPETENCES
Savoirs :
• Maîtrise des outils bureautiques (Windows, Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
• Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales
Savoir-faire :
• Avoir une bonne expression écrite et orale
• Faire preuve de méthode, de rigueur et d'organisation
• Savoir gérer les priorités, respecter les délais et signaler les difficultés
• Être capable de produire un travail rapide, fiable et de qualité
• Être capable de gérer son temps en fonction de la charge de travail
Savoir-être :
• Aisance relationnelle, sens du travail en équipe
• Capacité à s’adapter à la diversité des interlocuteurs
• Maîtrise de soi, discrétion, sens de la diplomatie
• Disponibilité, réactivité, dynamisme