Assistant de Prévôté H/F
Association à but non lucratif reconnue d'utilité publique, notre mission est de :
Permettre à chacun et chacune de s'accomplir dans et par son métier dans un esprit d'ouverture et de partage.
Depuis plus de 80 ans, nous accompagnons vers un avenir serein et durable plus de 11 000 jeunes et nous favorisons le développement des compétences de 6 000 salariés au sein de diverses entreprises.
Dans une démarche perpétuelle d'innovation, l'association mène également des travaux de réflexion dans le domaine de la pédagogie, de l'accueil et l'hébergement et de l'évolution des métiers représentés par notre association.
Au-delà de sa mission associative l'AOCDTF incarne également un employeur national d'envergure, comptant près de 1 500 collaborateurs qui essaiment leur passion sur 60 sites disséminés dans toute la France. Ces valeurs fondamentales prennent forme et vie à travers les "trois piliers" du Compagnonnage :
Métier -Voyage - Communauté
DESCRIPTIF DE POSTE
L'assistant(e) de prévôté assiste le prévôt sur l'ensemble de ses activités.
Il/elle se charge notamment du traitement des dossiers administratifs liés au recrutement.
Dans le cadre du développement de l'Association Ouvrière des Compagnons du Devoir et du Tour de France nous recherchons une assistante administrative de prévôté
Rattaché(e) au Délégué régional, sous la responsabilité du prévôt
Tâches / Missions
Promotion
- Gère le planning de visites des établissements scolaires, salons et forums ;
- Tient à jour un compte-rendu sous format papier des visites (lycées, collèges) et autres actions de promotion ;
- Envoie les invitations et affiches pour les JPO aux partenaires
Phase préparatoire au recrutement
- Participe à la planification les dates d'entretien R1 en lien avec le prévôt ;
- Participe à la gestion les inscriptions des jeunes via Internet et les participations aux R1 : traitement des coupons réponses des forums ou visites d'établissements scolaires ;
- Prépare la liste des dossiers pour les prévôts ;
- Envoie les invitations
Recrutement
- Participe au scanne des pièces administratives obligatoires pour valider la BJE ;
- Envoie le complément du dossier administratif, gère le retour des pièces puis les scanne dans la BJE en lien avec les assistantes d'apprentissage (CFA) ;
- Participe à l'organisation des sessions de recrutement
Placement
- Assiste le prévôt dans la recherche des entreprises ;
- Assiste le prévôt dans le placement du jeune en entreprise et aide à la géolocalisation ;
- Prend les rendez-vous pour les prévôts pour la première rencontre avec les employeurs pour la rédaction du projet de contrat
Accueil et suivi
- Gère les appels entrants (standard) ;
- Classe et archive les documents et compte rendus (réunions émargements causeries)
- Envoie les différents courriers de réunion (journée de l'apprenti, reconnaissance de l'apprenti, info mobilité) et autres courriers
- Effectue les extractions de la BJE ;
- Participe au rattachement des jeunes dans la BJE et la met à jour ;
- Gère les absences des jeunes en lien avec les formateurs et prévient les parents et employeurs,
- Recueille les justificatifs d'absence
DETAILS DU POSTE
- Localisation (Orléans) avec possibilité de déplacement à Tours
- CDD de remplacement maladie, possibilité de prolongation
- Statut (Employé)
- Avantages (Restauration, mutuelle, Prise en charge des transports en commun, télétravail, RTT)
- Poste accessible aux personnes en RQTH
Bien connaître l'Association et son objet ;
Avoir une organisation du travail stricte ;
Savoir travailler en autonomie ;
Savoir définir et gérer les priorités ;
Être réactif(ve) ;
Avoir un bon relationnel et maintenir un contact régulier au sein de l'équipe
Savoir gérer son stress dans les périodes de surcroît d'activité ;
Savoir s'exprimer avec clarté ;
Savoir recenser, classer et archiver les documents ;
Connaître les bases de la réglementation des diplômes et certifications et la législation de la formation ;
Maîtriser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur,)