Assistant administratif agrément H/F
La direction de l’enfance et ses pôles présents sur le territoire protègent plus de 5000 enfants et jeunes de 0 à 21 ans.
Le Département des Yvelines recrute un Assistant administratif agréments H/F, titulaire, afin d'intégrer l'E.P.I. Adoption 78/92 (Etablissement Public Interdépartemental), basé à Rueil-Malmaison.
Le service des adoptions est compétent pour instruire la demande d’agrément en vue d’adoption, préalable indispensable pour adopter un enfant français ou étranger, de toute personne résidant dans les Yvelines et les Hauts-de-Seine.
L'équipe est composée de 28 professionnels : Directrice, Responsable d'équipe psycho-sociale, Coordinatrice, Référents Socio-Educatifs, psychologues et d'une équipe administrative.
Vos missions :
GESTION ADMINISTRATIVE DES AGRÉMENTS EN VUE D'ADOPTION 78 ET 92 DEPUIS LA DEMANDE JUSQU’À LA FIN DE LA VALIDITÉ (5 ANS):
Constituer le dossier des candidats,
Mandater les travailleurs sociaux et effectuer les bons de commande pour les psychologues / psychiatres prestataires,
Suivre l’avancée de l’évaluation en lien avec le travailleur social désigné,
Notifier la décision
Suivre administrativement pendant les 5 ans de validité : confirmation annuelle, actualisations, demandes de modification de notice
Mettre à jour les bases de données et tableaux de bord de suivi
Pour l’ensemble de ces missions, vous êtes le référent administratif des travailleurs sociaux identifiés.
GESTION ADMINISTRATIVE DES DEMANDES DE KAFALAS 78 ET 92:
Enregistrer les demandes,
Envoyer le dossier à compléter aux usagers,
Vérifier la complétude des dossiers,
Suivre l’avancée de l’évaluation en lien avec le travailleur social désigné,
Mettre en relecture au responsable,
Envoyer le rapport au candidat,
Effectuer une liaison avec le Ministère de la Justice pour les dossiers Maroc,
Effectuer le suivi de toute question sur les kafalas
Mettre à jour les bases de données et tableaux de bord de suivi
ORGANISATION ET SUIVI DES RÉUNIONS D'INFORMATION COLLECTIVES RELATIVES AUX DEMANDES D'AGRÉMENT:
Inscrire les candidats,
Organiser la réunion : réserver la salle ou organiser de la visio conférence, préparation et suivi de l’émargement, envoi du dossier à compléter à l’issue.
Gérer les tableaux de suivi pour statistiques
ET AUSSI :
Gérer le courrier et parapheurs, entrants et sortants : enregistrement et suivi.
Assurer la rédaction de relevés de conclusions de réunions,
Assurer l’accueil physique et téléphonique du service
Idéalement titulaire d'une formation administrative (BEP/BAC PRO/BTS)
EXPERIENCE:
Minimum 2 ans d'expérience dans le domaine de la gestion administrative, idéalement au sein d'un service social ou de l'aide sociale à l'enfance.
Savoir-faire :
Sens de l'organisation et de la rigueur
Savoir communiquer avec les interlocuteurs internes et externes.
Savoir travailler et échanger en équipe.
Capacités rédactionnelles et de synthèse
Aptitude à travailler en polyvalence
Maîtriser les outils informatiques (Pack Office) et aptitudes à découvrir de nouveaux logiciels métier
Savoir-être :
Qualités relationnelles
Fort esprit d'équipe
Capacité d'adaptation
Discrétion, confidentialité
Autonomie dans le travail
AUTRES INFORMATIONS :
Poste permanent de catégorie C de la fonction publique territoriale, ouvert exclusivement aux titulaires