Responsable adjoint du service à la population et des affaires générales
Participer aux activités du service en lien avec la direction : gestion administrative du conseil municipal, du service Élections, des déclarations de mise en location, de l'habitat indécent et insalubre, des affaires juridiques.
Encadrement intermédiaire : suppléer le directeur juridique-population dans l'encadrement du service
Élections, gestion de la liste électorale :
Inscription, radiation, mutation, tenue des listes électorales via le REU et le logiciel informatique, préparation des réunions des commissions de révision des listes, rédaction des comptes rendus, clôture de la liste électorale...
Préparation et suivi des scrutins électoraux en lien avec la direction : application des circulaires préfectorales, édition des documents électoraux (tableaux rectificatifs, liste électorale…), gestion du matériel nécessaire au scrutin, recrutement du personnel, interventions les jours de scrutin en bureau de vote et au bureau centralisateur…
Suivi des formalités liées au tirage au sort des jurés d'assises.
Conseil municipal :
Gestion administrative du conseil municipal en lien avec la direction : mise en forme des documents, Transmission dématérialisée des convocations et des actes au contrôle de légalité,
Conception et suivi d'un outil de centralisation des délibérations/décisions et tenue de tableaux de bord.
Accueil l’Hôtel de Ville :
Superviser l'accueil téléphonique et physique de la Mairie.
Organisation de l'accueil et de l’information au public. Veiller à sa qualité et à la pertinence des moyens et/ou supports utilisés.
État-civil :
Suivi des procédures et dossiers relatifs à l’état-civil (mariages, naissances, décès, livrets de famille, mentions, auditions…).
Veille réglementaire en matière d’état-civil, de droit de la famille et de formalités administratives : suivi des textes réglementaires en matière d’état-civil (filiation, mariage, PACS, autorité parentale…), diffusion du contenu auprès des agents du service, mise à jour des procédures.
Participer à la définition, à l’optimisation et à la mise en œuvre des orientations du service.
Organisation de la cérémonie de citoyenneté
Cimetière :
Suivre l’évolution de la législation funéraire,
Gestion du cimetière communal,
Mise à jour des données de suivi,
Gestion de la comptabilité.
Subventions aux associations :
Réceptionner et instruire les dossiers de demande de subventions,
Gestion des notifications aux associations.
Habitat :
Suivi, en lien avec la direction, des déclarations de mise en location et des procédures d'indécence, insalubrité.
Affaires juridiques :
En l'absence du directeur, assurer les traitements urgents des dossiers juridiques (communication de pièces, déclarations de sinistre, ....)
Pilotage de l’activité du service :
Participer à la recherche d’améliorations continues de la qualité du service rendu à la population en lien avec la direction et les différents services,
Développer les outils de suivi d’activités (tableaux de bord, statistiques),
Assurer la mise à jour des procédures et accompagner les agents dans l’application des nouvelles réglementations,
Mettre à jour les supports de communication du service,
Préparation et gestion du budget du service,
Établissement de relations de travail avec les différentes administrations (Tribunal de Grande Instance, Préfecture, INSEE, organismes funéraires….),
S’adapter aux évolutions réglementaires du secteur et aux nouveaux outils numériques.
Justifier d'une expérience significative dans des fonctions d'officier d’état civil au sein d'une collectivité territoriale.
Savoirs - faire :
Savoir animer une équipe,
Avoir une expérience de l’accueil du public,
Savoir appliquer des procédures administratives et en assurer le suivi,
Avoir des qualités relationnelles et rédactionnelles.
Aptitudes/qualités :
Savoir s’organiser dans son travail,
Savoir travailler en équipe et au contact du public (animation, motivation d’équipe),
Respecter le devoir de confidentialité et de discrétion professionnelle.