Agent d’accueil administratif (h/f)
(+ de 20 000 habitants - membre de Nantes Métropole)
Recrute pour son service Vie Scolaire son
Agent d’accueil administratif (h/f)
CDD 9 mois du 19/08/2024 au 19/05/2025
(Cadre d'emplois des Adjoints administratifs)
Au sein d’un service scolaire dynamique, sous l’autorité de la responsable, vous assurez les missions suivantes :
1- Participer à la gestion administrative du service et à l’accueil des usagers
Accueillir les usagers :
• Réceptionner, analyser, renseigner les demandes de premier niveau, voire réorienter
• Gérer les appels téléphoniques et la messagerie électronique
• Accompagner et informer les usagers dans leurs démarches
Gérer et suivre les inscriptions :
• Contrôler, saisir les inscriptions à l'école en application de la carte scolaire / aux transports scolaires / aux activités (restauration, accueil périscolaire, accueil de loisirs) : Informer les directions d'école
• Renseigner et mettre à jour les tableaux de bords
Effectuer des tâches administratives courantes :
• Réceptionner, diffuser le courrier interne et externe et mettre en forme, rédiger, classer des notes, courriers ...
• Mettre à jour les données informatiques annuelles (contacts messagerie, listing étiquettes, coordonnées diverses)
• Participer à la facturation des usagers : Suivre les réclamations
• Saisir les demandes d'intervention techniques, faire le lien entre les services et l'école en cas d'urgence
Participer en binôme à l'organisation du secrétariat :
• Alterner les postes de travail entre l'accueil et les tâches administratives
• Communiquer transversalement sur les dossiers en cours et-ou sensibles
Dossiers ou tâches à effectuer en tant que référent :
• Assister la responsable de service pour les dossiers PAI-suivis sanitaires / dérogations-réciprocités intercommunales prévisions et suivi des effectifs scolaires
• Assister l'adjointe à la responsable de service pour les dossiers investissements-achats écoles / sécurité écoles (PPMS, commissions de sécurité...) / manifestations dans les écoles
2 - Suppléer l’assistante RH dans la gestion des remplacements :
• Gérer les remplacements quotidiens : tenir à jour les absences, remplacer l'agent selon la procédure interne, informer les
• interlocuteurs concernés par le remplacement (collègues, écoles),
• Affecter les agents titulaires mobiles des services sur les remplacements et gérer leur volume horaire annuel
• Constituer le dossier administratif des agents non titulaires, saisir la déclaration préalable à l'embauche (DPAE)
• Saisir, actualiser les emplois du temps des agents remplaçants dans le logiciel métier (Hélix).
• Saisir et transmettre les tableaux de suivi des mouvements de grève au service Ressources Humaines
Rémunération : Statutaire, régime indemnitaire - Temps complet du lundi au vendredi : 8h30 – 12h30 / 13h35 – 17h30
Envie de nous rejoindre ?
• Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et de bureautique
• Vous disposez de qualités relationnelles et vous appréciez le travail en équipe/binôme
• Vous savez faire preuve à la fois d'une grande rigueur et d'autonomie
• Enfin, votre capacité d’adaptation, votre sens de l'accueil, vos qualités d'écoute et votre respect de la confidentialité
seront des atouts pour ce poste