Assistant administratif et comptable (h/f)
Elle est composée d’un pôle administratif, des régies bâtiments, espaces verts, propreté/ environnement et voirie.
Sous l’autorité hiérarchique du responsable administratif et comptable (N+1), vous avez pour mission principale d’assurer le suivi administratif et technique de l’ensemble des régies de la direction.
Mission 1 : Assurer l’accueil
Répondre aux diverses demandes d’interventions formulées par les utilisateurs des bâtiments communaux et les administrés,
Etablir les bons d’interventions pour chaque régie et chaque corps de métier.
Mission 2 : Gérer les commandes de matériel, de matériaux et de fournitures
Etablir les bons de commande,
Faire des mises en concurrence annuelle,
Suivre administrativement les commandes et les livraisons,
Liquider les factures.
Mission 3 : Assurer le secrétariat de la direction
- Accueillir les agents, les commerciaux, les fournisseurs, les livreurs et les administrés,
- Mettre à jour les tableaux de bord de suivi de présence, les activités des régies, congés,
- Rédiger des notes et des courriers,
- Frapper des rapports et des comptes-rendus,
- Trier et classer.
Mission 4 : Gestion des clés
- Transmettre les clés des bâtiments (agents, entreprises),
- Transmettre les clés des véhicules 9 places en fonction du planning des sorties,
- Assurer le suivi journalier du tableau de transmission (sorties/retours) pour le minibus,
- Suivre et mettre à jour les organigrammes,
- Coordonner les demandes de reproduction de clés.
Conditions de travail :
Travail de bureau,
Polyvalence journalière dans les tâches,
Possibilité de dépassement d’horaires si besoin et travail le week-end 1 à 2 fois dans l’année.
Savoirs :
Connaissance du patrimoine (bâtiments, voirie, espaces verts),
Connaissance des référentiels métiers du bâtiment,
Connaissance de la comptabilité publique,
Bonne orthographe.
Savoirs faire:
Maitrise de l’outil informatique et des logiciels de gestion financière et du patrimoine,
Qualités rédactionnelles.
Savoirs faire comportementaux :
Organisation et facilité d’adaptation,
Rigueur et méthode,
Confidentialité,
Qualités relationnelles, esprit d’équipe,
Disponibilité.