Secretaire de Direction H/F
Toutes ces structures, au coeur des enjeux de société, développent de nouveaux projets et travaillent à des solutions innovantes.
En nous rejoignant, vous partagerez notre engagement et notre éthique et développerez vos compétences.
POSTE
L'Assistante de Direction assiste la Directrice Territoriale et le Directeur Territorial Adjoint de la Lutte Contre Les Exclusions en Ile de France dans l'organisation matérielle, dans la gestion technique de l'activité et dans la gestion des ressources humaines et réalise des missions de secrétariat classique.
MISSIONS ET ACTIVITÉS
Gestion administrative :
- Rédige les courriers, notes d'informations et de service sur la base de simples indications et les soumet pour approbation et signature au directeur
- Créé les trames de courriers si besoin
- Participe à l'implantation et au développement des nouvelles procédures et méthodes administratives
- Suit les différents dossiers fournisseurs
- Rédige des notes, compte-rendu et divers documents
- Gère l'agenda
- Gère les commandes
- Filtre les appels téléphoniques et les transmet aux destinataires
- Planifie les réunions
- Classement des dossiers administratifs et archivage
- Assure la diffusion de l'information au sein des différents établissements
- Organisation des formations collectives
Compétences de base :
- Filtrer des appels téléphoniques
- Organiser le planning de la DT et du DT Adjoint
- Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note)
- Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour)
- Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.)
- Réaliser la gestion administrative des contrats
- Préparer et organiser des réunions
- Saisir des documents numériques
- Gestion administrative
- Normes rédactionnelles
- Méthode de classement et d'archivage
- Modalités d'accueil
- Techniques de prise de notes
- Techniques de numérisation
Compétences Métier :
- Maîtrise des outils bureautiques (tableur, traitement de texte)
- Maîtrise des techniques de secrétariat
- Outils statistiques et de reporting
- Avoir le sens de l'organisation et de la planification
- Eléments de base concernant la réglementation de l'établissement, la sécurité, l'environnement, la gestion du personnel (droit du travail), partenariat et réseaux
Compétences Spécifiques :
- Concevoir un tableau de bord
- Réaliser un suivi d'activité
- Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
- Archiver des documents de référence
- Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité
- Organiser des actions de communication
- Veille informationnelle
- Veille réglementaire
- Organisation d'événements
- Base du droit du travail
- Législation sociale
Compétences Comportementales :
- Sens relationnel, écoute, disponibilité
- Discrétion, confidentialité
- Esprit d'équipe et travail en équipe
- Autonomie, organisation et rigueur
- Disponibilité, adaptabilité
- Respect de l'organisation hiérarchique
Expérience souhaitée : Intermédiaire
Rejoignez-nous
Vous recherchez du sens et souhaitez vous épanouir au sein d'une association engagée et porteuse de valeurs humanistes ?
Nos collaborateurs bénéficient de divers avantages tels que le Compte Épargne Temps, une garantie d'évolution de la rémunération, une prime de fin d'année, une mutuelle et prévoyance avantageuses, un accompagnement sur les thématiques du travail, logement, famille, santé par notre réseau d'assistantes sociales
La Croix-Rouge française est une organisation inclusive qui considère la diversité de ses collaborateurs comme un atout capital, et est signataire d'un accord : Diversité et égalité professionnelle. Notre Association marque ainsi sa volonté de prohiber toute forme de discrimination et s'engage auprès de ses salariés sur des thèmes aussi divers que l'égalité femmes/hommes, l'emploi des seniors, le handicap, l'orientation sexuelle, le genre.
De même, engagée sur les sujets sociétaux, la Croix-Rouge française inscrit dans sa stratégie deux engagements ambitieux en faveur de l'environnement. Avec pour double objectif de sensibiliser et outiller 100% de ses volontaires aux conséquences du changement climatique et de réduire de moitié son empreinte carbone à l'horizon 2030.
Date de prise de poste souhaitée
13 février 2024
Informations pratiques liées au poste
Ce poste exige de la rigueur, autonomie, sens de l'initiative et de l'organisation
Titulaire d'un Bac +2 minimum / BTS Support à l'action managériale ou équivalent
Le poste est basé à Noisy Le Grand :
Maille Nord II, Avenue Montaigne 93160 NOISY LE GRAND
Prime de fin d'année : Oui
RTT / JREP : Oui