CHARGÉ D'ACCUEIL ET DE GESTION ADMINISTRATIVE (H/F)
La CAPLD est une collectivité dynamique et porteuse de nombreux projets.
Elle recrute pour son service Affaires générales : Un(e) chargé(e) d'accueil et de gestion administrative.
L'agent(e) assure l'accueil physique et téléphonique de la Communauté et de la Maison des services publics (MSP).
Il (elle) apporte également l'assistance administrative à l'ensemble des services et pôles de la Communauté.
*MISSIONS PRINCIPALES:
ACCUEILLIR ET ORIENTER LES USAGERS DE LA COMMUNAUTÉ ET DE LA MSP :
- Accueil physique, téléphonique de la Communauté d'agglomération et de la MSP,
- Gérer les appels, courriers et assurer le suivi de la boîte mail générique de la CAPLD,
- Qualifier la demande (nature, degré d'urgence) et transmettre un 1er niveau d'information aux administrés,
- Maintenir une relation avec l'ensemble des partenaires de la MSP pour informer les publics accueillis,
- Assurer la gestion des plannings de réservation des salles et des véhicules,
- Animer et organiser l'espace d'accueil et d'information et la gestion documentaire,
- Établir un suivi statistique de la fréquentation.
ASSISTANCE ADMINISTRATIVE AUX PÔLES ET SERVICES :
- Participer à la vie des assemblées et à la gestion des instances,
- Organiser et planifier des réunions,
- Traiter les différents actes émanant des directions,
- Assurer la rédaction, mise en forme des courriers à partir des instructions des directions, pôles, responsables de services,
- Assurer le tri, classement et archivage de documents,
- Apporter un appui au service communication.
*MISSIONS SECONDAIRES:
- Appui à la formalisation contractuelle des engagements de la Communauté,
- Apporter son soutien pour les tableaux de bord du service,
- Suivre la gestion des commandes : bon de commandes, factures, engagement et rattachement pour différents services en lien avec l'autre chargée d'accueil,
- Assurer un soutien ponctuel aux chargés de projets et de missions pour des dossiers spécifiques (prise de contact téléphonique, organisation de rendez-vous, secrétariat .).
- Travail en binôme
- Présence obligatoire durant les horaires d'ouverture de la MSP/CAPLD
*PROFIL:
- Maîtrise des techniques d'accueil et utilisation aisée des modes de communication
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs
- Veille sur l'activité et l'actualité de la collectivité
- Bonne capacité d'écoute et de communication
- Sens de l'organisation, rigueur et réactivité
- Discrétion et diplomatie
- Goût du travail en équipe et capacité d'intégration
*Merci de déposer votre candidature (lettre de motivation, CV et diplôme), sur le site internet de la CAPLD :
http://www.pays-landerneau-daoulas.fr/offres-demploi-ou-de-stage, pour le 17 mai 2024 dernier délai.
Experience: 24 Mois
Compétences: Assurer un accueil téléphonique,Accueillir, orienter, informer une personne,Identifier, traiter une demande client,Utiliser les outils bureautiques,Relayer de l'information
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.