Assistant(e) de Direction des Services Techniques (H/F)
Sous l'autorité du Directeur Général Adjoint Aménagement et gestion urbaine, vous assurerez le secrétariat du DGA et veillez au fonctionnement du secrétariat des Services Techniques en assurant l'encadrement de 3 agents.
Vos missions seront les suivantes :
>> Secrétariat du Directeur Général Adjoint :
Assurer l'accueil physique et téléphonique, gestion des appels et des mails ;
Gérer l'agenda et organiser les réunions et rendez-vous ;
Coordonner les différents interlocuteurs de la direction/services/partenaires ;
Assurer et organiser le bon suivi des informations internes et externes liées au fonctionnement de la direction ;
Assurer le suivi de certains dossiers.
>> Secrétariat des Services Techniques :
Veiller à l'organisation, au pilotage de l'activité et au bon fonctionnement du secrétariat ;
Participer et superviser les tâches administratives courantes (accueil téléphonique et physique, rédaction et frappe de notes, courriers et documents administratifs.) ;
Toute autre tâche nécessaire au bon fonctionnement du service.
Conditions de travail / Rémunération
Temps de travail : 36 h par semaine + 6 jours d'ARTT / du lundi au vendredi
Poste non éligible au télétravail
Experience: 12 Mois
Compétences: Gestion administrative du courrier,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Animer, coordonner une équipe,Collecter et analyser des informations,Assurer un accueil téléphonique et physique,Gérer l'agenda du DGA et organiser des réunions,Coordonner le fonctionnement du secrétariat
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.