CHARGÉ(E) D’INSTRUCTION SOCIALE ACCUEIL MSVS REMIREMONT
Assurer la gestion administrative des moyens, du matériel, des commandes, du bâtiment.
• Activités principales :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique : écoute, information, orientation, gestion des plannings, des rendez-vous pour les professionnels via les calendriers électroniques
- Gérer le courrier, la navette, l’adresse mail générique de la MSVS
- Assurer la mise à jour du SharePoint de la MSVS, le planning des réunions, celui des réservations des voitures de service, les fournitures, créer des outils permettant de favoriser la cohésion de l’équipe.
- Participer aux réunions d’équipe MSVS, aux réunions départementales et aux groupes de travail liés aux missions
• Activités spécifiques :
- Renforcer le secrétariat accueil au centre du Thillot (binôme)
- Assurer la rédaction de courriers, comptes-rendus, secrétariat d’appui au RMSVS
- Participer à la continuité de service des missions administratives sur l’ensemble de la MSVS
- Assurer la mission de correspondant RH : lien avec les services RH, congés, frais déplacements, arrêts de travail, recensements, utiliser les outils de coordination en lien avec le RMSVS.
DIPLOMES/QUALIFICATIONS NECESSAIRES
• Diplômes : de BEP avec expérience à BTS Métiers du secrétariat
• Expériences antérieures : médico-sociale en secrétariat
SAVOIR
• Connaissances informatiques (Word, Excel, IODAS, Office 365…)
• Bon niveau de français, écrit et oral
• Connaissance des missions de la collectivité et des politiques sociales
• Connaissance des dispositifs
• Connaissance des différents partenaires institutionnels
• Techniques d’écoute et de communication
• Techniques et outils numériques
SAVOIR FAIRE
• Accueillir tout type de public avec bienveillance
• Conserver neutralité et objectivité face aux situations
• Gérer les situation de stress et réagir avec pertinence aux situations d’urgence
• Savoir s’organiser et s’adapter aux évolutions des outils numériques
• Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement du service, savoir évaluer les demandes avant d’orienter
• Savoir travailler en équipe pluridisciplinaire
• Savoir analyser les demandes